Πρώτη μέρα εγκατάστασης

Σε τι χρησιμεύει αυτό το κεφάλαιο

Εδώ θα βρείτε όσα γίνονται μία φορά, πριν από την πρώτη παραλαβή: το Excel ένταξης, οι χρήστες και οι προσκλήσεις, οι πρότυποι όροι της μονάδας, οι πρόσθετες χρεώσεις, οι πρώτες ημερήσιες τιμές, ο έλεγχος των δεξαμενών και των γραμμών, και μια δοκιμή στην επίδειξη.

Κάθε βήμα είναι ένα σημείο ελέγχου, με τον λόγο που χρειάζεται. Αν παραλείψετε ένα βήμα, γράφουμε τι θα δείτε αργότερα στην οθόνη.

Η λίστα με μια ματιά

1. Συμπληρώστε το Excel ένταξης και στείλτε το στο TROPEION.
2. Στο φύλλο Users: κάθε άνθρωπος με όλους τους ρόλους του. Ο ιδιοκτήτης παίρνει και Υπεύθυνος ποιότητας.
3. Κάθε χρήστης ανοίγει το email της πρόσκλησης και ορίζει τον κωδικό του.
4. Στις Συμφωνίες: οι πρότυποι όροι της μονάδας.
5. Στις Χρεώσεις: οι πρόσθετες χρεώσεις.
6. Στις Τιμές: καμία γραμμή με «Χωρίς τιμή».
7. Στις Δεξαμενές και στην Παραγωγή: όλες οι δεξαμενές και οι γραμμές είναι εκεί.
8. Μια δοκιμαστική μέρα στην επίδειξη.

Τα βήματα 4 έως 6 τα κάνει ο Κεντρικός διευθυντής ή ο Υπεύθυνος μονάδας. Αν η εταιρεία έχει πολλές μονάδες, τα βήματα 4 έως 7 γίνονται για κάθε μονάδα.

Βήμα 1: Το Excel ένταξης

Το TROPEION δημιουργεί την εταιρεία σας από ένα αρχείο Excel, το πρότυπο ένταξης. Εσείς το συμπληρώνετε. Το ανεβάζει το προσωπικό του TROPEION, που ελέγχει το αρχείο, βλέπει μια προεπισκόπηση και επιβεβαιώνει. Τίποτα δεν δημιουργείται πριν από την επιβεβαίωση.

Γιατί έτσι: με ένα αρχείο δημιουργούνται μαζί η εταιρεία, οι μονάδες, οι γραμμές, οι δεξαμενές, οι κατηγορίες, οι χρήστες και, αν θέλετε, οι παραγωγοί και οι τιμές. Δεν χρειάζεται να τα πληκτρολογήσετε ένα ένα στην εφαρμογή.

Πώς είναι φτιαγμένο

• Ένα φύλλο για κάθε ενότητα.
• Η 2η γραμμή κάθε φύλλου έχει τους ελληνικούς τίτλους των στηλών. Τα δεδομένα ξεκινούν από την 3η γραμμή.
• Μη μετονομάσετε, σβήσετε ή προσθέσετε φύλλα. Μην αλλάξετε τη σειρά ή τα ονόματα των στηλών.
• Συμπληρώνετε πάντα το τρέχον πρότυπο. Ένα αρχείο από παλαιότερο πρότυπο απορρίπτεται ολόκληρο.
• Μη βάζετε τύπους (formulas). Γράψτε τις τιμές.

Τα φύλλα

Οι τιμές που πληκτρολογείτε σε ορισμένες στήλες, όπως ο Ρόλος, ο Τύπος αμοιβής και η Ομαδοποίηση εκκαθάρισης, είναι στη βοήθεια Ένταξη νέου πελάτη.

Τι αξίζει να σκεφτείτε από τώρα:

• Δεξαμενές και γραμμές. Γράψτε όλες, με σωστή χωρητικότητα. Μετά την ένταξη δεν υπάρχει οθόνη για να προσθέσετε δεξαμενή ή γραμμή.
• Πιστοποιήσεις. Αν αλέθετε βιολογικές ελιές, χρειάζεστε κατηγορία για βιολογικό και για συμβατικό. Η πιστοποίηση της παρτίδας και η τιμή εξαρτώνται από αυτές.
• Όρια μετρήσεων. Τα όρια προειδοποίησης των μετρήσεων παραγωγής ορίζουν πότε η οθόνη Παραγωγή δείχνει κάρτα προειδοποίησης.
• Παραγωγοί. Δεν είναι υποχρεωτικό να τους γράψετε όλους. Όσοι λείπουν καταχωρίζονται την ώρα που φτάνουν, με Νέος παραγωγός.
• Συμφωνίες. Δεν είναι υποχρεωτικό να γράψετε συμφωνία για κάθε παραγωγό. Όποιος δεν έχει συμφωνία παίρνει αυτόματα τους πρότυπους όρους της μονάδας στην πρώτη του παραλαβή (βήμα 4).

Δείτε τη βοήθεια Ένταξη νέου πελάτη και Πώς εντάσσω νέο πελάτη.

Βήμα 2: Οι χρήστες στο φύλλο Users

Στο φύλλο Users κάθε γραμμή δίνει έναν ρόλο σε έναν χρήστη.

• Για πολλούς ρόλους, γράψτε πολλές γραμμές με το ίδιο email. Οι γραμμές με το ίδιο email γίνονται ένας χρήστης με όλους αυτούς τους ρόλους, και παίρνουν μία πρόσκληση.
• Ρόλος εταιρείας (Κεντρικός διευθυντής, Λογιστήριο, Ελεγκτής (μόνο ανάγνωση)): Εύρος tenant, ο Κωδικός ελαιοτριβείου μένει κενός.
• Ρόλος μονάδας (όλοι οι άλλοι): Εύρος site, και ο Κωδικός ελαιοτριβείου της μονάδας είναι υποχρεωτικός.
• Κάθε γραμμή χρειάζεται email. Η πρόσκληση στέλνεται εκεί.

Ο ιδιοκτήτης παίρνει και τον ρόλο Υπεύθυνος ποιότητας

Αυτό είναι το πιο σημαντικό σημείο του φύλλου.

• Την ταξινόμηση ποιότητας την οριστικοποιεί μόνο ο Υπεύθυνος ποιότητας. Ο Κεντρικός διευθυντής και ο Υπεύθυνος μονάδας δεν μπορούν.
• Χωρίς ταξινόμηση, καμία εκκαθάριση δεν οριστικοποιείται.
• Κανείς δεν αλλάζει τους δικούς του ρόλους. Αν ο ιδιοκτήτης είναι ο μόνος Κεντρικός διευθυντής, δεν μπορεί αργότερα να δώσει στον εαυτό του τον ρόλο Υπεύθυνος ποιότητας.

Γι' αυτό, αν την ποιότητα την κρίνει ο ιδιοκτήτης, γράψτε για αυτόν δύο γραμμές με το ίδιο email:

Στη στήλη Ρόλος γράφετε την τιμή που αντιστοιχεί σε κάθε ρόλο, όπως τη δίνει η βοήθεια Ένταξη νέου πελάτη.

Προτάσεις ανά μέγεθος

• 1 άτομο: ο ιδιοκτήτης: Κεντρικός διευθυντής + Υπεύθυνος ποιότητας.
• 2–3 άτομα: ο ιδιοκτήτης όπως παραπάνω· στο γκισέ Υπάλληλος παραλαβής + Ταμίας και εκκαθαρίσεις· στη μηχανή Χειριστής παραγωγής + Χειριστής αποθήκης και δεξαμενών.
• 5+ άτομα: ένας Υπεύθυνος μονάδας σε κάθε μονάδα, ένας ή δύο ρόλοι εργασίας για κάθε άτομο, Λογιστήριο για τον λογιστή.
• Οθόνη αναμονής: αν έχετε οθόνη στην αίθουσα αναμονής, δώστε της χωριστό λογαριασμό με μόνο τον ρόλο Οθόνη αναμονής (μόνο προβολή), με δικό του email.

Λεπτομέρειες είναι στο κεφάλαιο «Οι ρόλοι: ποιος κάνει τι», ενότητα «Μικρό ελαιοτριβείο».

Βήμα 3: Οι προσκλήσεις και η πρώτη σύνδεση

Μετά την επιβεβαίωση της ένταξης, κάθε χρήστης παίρνει email πρόσκλησης.

1. Ο χρήστης ανοίγει το email και ορίζει μόνος του τον κωδικό του. Κανείς άλλος δεν ορίζει ή βλέπει κωδικό άλλου.
2. Ανοίγει το TROPEION και πατά Σύνδεση.
3. Ελέγχει τη γραμμή Πλαίσιο εργασίας: την Εταιρεία, τη Μονάδα και τους Ρόλους του.

Γιατί ελέγχετε τους ρόλους την πρώτη μέρα: ένας ρόλος που λείπει φαίνεται αμέσως, γιατί λείπει το αντίστοιχο κουμπί οθόνης. Είναι πιο εύκολο να διορθωθεί πριν από την πρώτη παραλαβή.

Στην οθόνη Χρήστες, ο Κεντρικός διευθυντής βλέπει ποιος δεν έχει συνδεθεί ακόμη: η Κατάσταση γράφει «Σε αναμονή πρόσκλησης».

• Αν κάποιος δεν βρίσκει το email, ανοίξτε τον χρήστη και πατήστε Νέα αποστολή πρόσκλησης.
• Αν η πρόσκληση πήγε σε λάθος email, πατήστε Ακύρωση πρόσκλησης και προσκαλέστε τον ξανά με το σωστό.
• Νέους χρήστες προσθέτετε με Νέος χρήστης. Για εποχικό προσωπικό δώστε Ισχύει έως.

Δείτε Πώς προσκαλώ νέο χρήστη και Πώς παρακολουθώ τις προσκλήσεις χρηστών.

Βήμα 4: Οι πρότυποι όροι της μονάδας

Ποιος: Κεντρικός διευθυντής ή Υπεύθυνος μονάδας. Οθόνη: Συμφωνίες.

Γιατί: όταν ένας παραγωγός χωρίς συμφωνία φέρνει ελιές, το σύστημα του δημιουργεί αυτόματα συμφωνία από τους πρότυπους όρους. Αν η μονάδα δεν έχει πρότυπους όρους, η παραλαβή αυτού του παραγωγού δεν ξεκινά. Το φύλλο Agreements του Excel δίνει συμφωνίες μόνο σε συγκεκριμένους παραγωγούς. Τους πρότυπους όρους τους ορίζετε στην οθόνη.

1. Πατήστε Συμφωνίες.
2. Στην κάρτα Πρότυποι όροι μονάδας πατήστε Νέοι πρότυποι όροι από….
3. Στο Τύπος αμοιβής διαλέξτε «Ποσοστό σε λάδι» ή «Χρηματική αμοιβή σε λάδι».
4. Γράψτε το Ποσοστό %, π.χ. 10, ή την Αμοιβή €/kg μικτού λαδιού.
5. Στο Εκκαθάριση διαλέξτε «Εκκαθάριση ανά παρτίδα» ή «Συγκεντρωτική εκκαθάριση».
6. Δώστε Ισχύει από.
7. Πατήστε Έλεγχος αλλαγών και διαβάστε το πλαίσιο Τι θα αλλάξει.
8. Πατήστε Αποθήκευση νέων πρότυπων όρων από …. Θα σας ζητηθεί νέα σύνδεση.

Αν κάποιοι παραγωγοί έχουν διαφορετική συμφωνία, δώστε τους Νέα έκδοση (δικοί του όροι) από τη λίστα συμφωνιών.

Αν η εταιρεία έχει πολλές μονάδες, ο Κεντρικός διευθυντής μπορεί να πατήσει Αντιγραφή σε όλες τις μονάδες…, με νέα σύνδεση.

Δείτε Πώς ορίζω τους πρότυπους όρους και Πώς δίνω σε παραγωγό δικούς του όρους.

Βήμα 5: Οι πρόσθετες χρεώσεις

Ποιος: Κεντρικός διευθυντής ή Υπεύθυνος μονάδας. Οθόνη: Χρεώσεις.

Γιατί: οι χρεώσεις δεν μπαίνουν από το Excel ένταξης. Οι υποχρεωτικές χρεώσεις μπαίνουν μόνες τους σε κάθε εκκαθάριση από την ημερομηνία που ισχύουν. Μια χρέωση δεν διορθώνεται προς τα πίσω, οπότε ορίστε τες πριν από την πρώτη εκκαθάριση.

1. Πατήστε Χρεώσεις και μετά Νέα χρέωση.
2. Γράψτε την Περιγραφή, π.χ. Δακοκτονία.
3. Διαλέξτε Τρόπος χρέωσης: άπαξ €, άπαξ %, € ανά κιλό ελιάς, € ανά κιλό λαδιού ή ανά τεμάχιο.
4. Γράψτε την τιμή, π.χ. 2.
5. Τσεκάρετε Υποχρεωτική για όλους τους παραγωγούς αν μπαίνει σε κάθε εκκαθάριση.
6. Δώστε Ισχύει από και πατήστε Αποθήκευση χρέωσης «…» από ….

Παράδειγμα, όπως στην επίδειξη:

• «Δακοκτονία»: άπαξ €, 2,00, υποχρεωτική.
• «Μεταφορά»: άπαξ €, 20,00, προαιρετική.
• «Δοχεία»: ανά τεμάχιο, 0,50, προαιρετική. Τα τεμάχια τα γράφει ο ταμίας στην εκκαθάριση.

Δείτε Πώς προσθέτω χρέωση.

Βήμα 6: Οι πρώτες ημερήσιες τιμές

Ποιος: Κεντρικός διευθυντής ή Υπεύθυνος μονάδας. Οθόνη: Τιμές.

Γιατί: η εκκαθάριση χρειάζεται τιμή σε κάθε γραμμή, όποιος κι αν είναι ο τύπος αμοιβής. Με αυτή δείχνει τα ποσά σε € και μετατρέπει τις χρεώσεις σε λάδι. Χωρίς τιμή, η εκκαθάριση έχει εμπόδιο.

1. Πατήστε Τιμές.
2. Κοιτάξτε τον πίνακα Τρέχουσα τιμή ανά ποιότητα και πιστοποίηση, στις ….
3. Για κάθε γραμμή που γράφει «▲ Χωρίς τιμή», συμπληρώστε τη φόρμα Καταχώριση ημερήσιας τιμής: Ποιότητα, Πιστοποίηση, Ημερομηνία ισχύος, Τιμή €/kg (έως 6 δεκαδικά).
4. Πατήστε το κουμπί, που γράφει «Καταχώριση τιμής €…/kg για … από …».

Αν δώσατε τιμές στο φύλλο Prices του Excel, ελέγξτε απλώς ότι δεν έμεινε καμία γραμμή «Χωρίς τιμή».

Μια τιμή ισχύει από την ημερομηνία της μέχρι την επόμενη τιμή. Αν μια μέρα δεν βάλετε τιμή, η εκκαθάριση παίρνει την τελευταία προηγούμενη και το γράφει.

Δείτε Πώς καταχωρίζω ημερήσια τιμή.

Βήμα 7: Οι δεξαμενές και οι γραμμές

Ποιος: Κεντρικός διευθυντής ή Υπεύθυνος μονάδας. Οθόνες: Δεξαμενές και Παραγωγή.

Γιατί: οι δεξαμενές και οι γραμμές ορίζονται μόνο με την ένταξη. Αν λείπει μία ή η χωρητικότητα είναι λάθος, θα το δείτε την πρώτη φορά που η ολοκλήρωση μιας παρτίδας δεν χωράει.

1. Στις Δεξαμενές, μετρήστε τις κάρτες. Κάθε κάρτα δείχνει τον κωδικό και «… kg από … kg». Ελέγξτε τη χωρητικότητα.
2. Στην Παραγωγή, ελέγξτε ότι υπάρχει μία κάρτα για κάθε γραμμή, με Γραμμή σε λειτουργία.
3. Αν οι δεξαμενές έχουν ήδη λάδι από πριν, ο Χειριστής αποθήκης και δεξαμενών μπορεί να γράψει τα κιλά με Απογραφή.

Αν λείπει δεξαμενή ή γραμμή, ή η χωρητικότητα είναι λάθος, επικοινωνήστε με την υποστήριξη του TROPEION. Δεν υπάρχει οθόνη για αυτή την αλλαγή.

Δείτε τη βοήθεια Δεξαμενές και Πώς κάνω απογραφή δεξαμενής.

Βήμα 8: Μια δοκιμαστική μέρα στην επίδειξη

Γιατί: στην επίδειξη μπορείτε να κάνετε λάθη χωρίς συνέπειες. Επαναφέρεται κάθε νύχτα.

Οι κωδικοί είναι στη σελίδα σύνδεσης της επίδειξης. Κάθε λογαριασμός της επίδειξης έχει έναν ρόλο, οπότε αλλάζετε λογαριασμό σε κάθε βήμα:

1. dieythyntis.1 (Υπεύθυνος μονάδας): στις Τιμές, βάλτε τιμή σε κάθε γραμμή «Χωρίς τιμή». Στις Συμφωνίες, νέοι πρότυποι όροι από αύριο. Στις Χρεώσεις, μία νέα χρέωση.
2. ypodochi.1 (Υπάλληλος παραλαβής): Νέα άφιξη χωρίς ραντεβού, Κλήση, Έναρξη παραλαβής, μία παρτίδα 1000 kg, Αποδοχή παρτίδας, Ολοκλήρωση παραλαβής.
3. paragogi.1 (Χειριστής παραγωγής): + Νέα παρτίδα με αυτή την παρτίδα ελιάς, Έναρξη παρτίδας, μια μέτρηση, ολοκλήρωση σε μία δεξαμενή.
4. poiotita.1 (Υπεύθυνος ποιότητας): Οριστικοποίηση ταξινόμησης.
5. tameio.1 (Ταμίας και εκκαθαρίσεις): Νέα εκκαθάριση παραγωγού, οριστικοποίηση, Εκτύπωση σημειώματος, Νέο αίτημα ανάληψης και παράδοση.
6. dieythyntis.1: στον Έλεγχο, βρείτε όλες τις ενέργειες της άσκησης.

Σημειώστε δίπλα σε κάθε βήμα ποιος θα το κάνει στο δικό σας ελαιοτριβείο. Αν κάποιο βήμα δεν έχει κανέναν, λείπει ένας ρόλος από το φύλλο Users.

Τι δεν χρειάζεται να ρυθμίσετε

• Ζυγαριά, εκτυπωτής ετικετών, αισθητήρες: δεν συνδέονται ακόμη. Τα κιλά και οι μετρήσεις γράφονται με το χέρι.
• myDATA και φορολογικά παραστατικά: το TROPEION δεν τα εκδίδει. Συνεχίζετε με το πρόγραμμα που ήδη χρησιμοποιείτε.
• Μηνύματα στους παραγωγούς: το TROPEION δεν στέλνει SMS ή email σε παραγωγούς.

Άσκηση

Με dieythyntis.1 στην επίδειξη:

1. Νέοι πρότυποι όροι από αύριο, «Ποσοστό σε λάδι» 9%.
2. Μία νέα χρέωση «Μεταφορά», € ανά κιλό ελιάς, 0,02, προαιρετική.
3. Τιμή για κάθε συνδυασμό που δείχνει «Χωρίς τιμή».
4. Στον Έλεγχο, βρείτε τις τρεις ενέργειες.