Τι κάνει το TROPEION

Αυτό το κεφάλαιο εξηγεί τι είναι το TROPEION, πώς ακολουθεί μια σεζόν ελαιοτριβείου από την άφιξη του παραγωγού μέχρι την ανάληψη του λαδιού του, και ποιες βασικές έννοιες χρειάζεται να ξέρετε για να βγάζουν νόημα οι οθόνες. Κάθε ενότητα διαβάζεται και μόνη της.

Τι είναι το TROPEION και για ποιον είναι

Το TROPEION είναι λογισμικό διαχείρισης ελαιοτριβείων. Δουλεύει μέσα από τον φυλλομετρητή (browser), σε υπολογιστή ή σε tablet, και καταγράφει όλη τη δουλειά της σεζόν:

• τα ραντεβού και την ουρά των παραγωγών που φτάνουν·
• την παραλαβή και τη ζύγιση της ελιάς, σε παρτίδες ελιάς·
• την παραγωγή, σε παρτίδες παραγωγής, με τις μετρήσεις, το λάδι που βγήκε και τις δεξαμενές όπου πήγε·
• την ταξινόμηση ποιότητας και την πιστοποίηση του λαδιού·
• το απόθεμα κάθε δεξαμενής·
• την εκκαθάριση κάθε παραγωγού: πόσο λάδι του αναλογεί, ποια είναι η αμοιβή του ελαιοτριβείου, ποιες πρόσθετες χρεώσεις αφαιρούνται και πόσο λάδι μένει καθαρό στον παραγωγό·
• την ανάληψη του λαδιού από τον παραγωγό, με σημείωμα για υπογραφή·
• τον Έλεγχο: ποιος έκανε τι και πότε.

Είναι φτιαγμένο για:

• ιδιοκτήτες ελαιοτριβείων, μικρών και μεγάλων, με μία ή περισσότερες μονάδες·
• το προσωπικό: τον υπάλληλο στο γκισέ και στη ζυγαριά, τον χειριστή της γραμμής παραγωγής, τον υπεύθυνο ποιότητας, τον αποθηκάριο, τον ταμία·
• τον λογιστή και τον ελεγκτή, που βλέπουν τα στοιχεία χωρίς να τα αλλάζουν.

Δεν χρειάζεται να είστε εξοικειωμένοι με υπολογιστές. Οι οθόνες λένε με λέξεις τι γίνεται, τι λείπει και τι κάνετε μετά. Τα ποσά τα υπολογίζει πάντα το σύστημα, όχι εσείς.

Η σεζόν βήμα βήμα: η εικόνα με μια ματιά

Η πορεία μιας παράδοσης ελιάς μέσα στο TROPEION, με τον ρόλο που κάνει συνήθως κάθε βήμα:

1. Ραντεβού ή άφιξη χωρίς ραντεβού: Υπάλληλος παραλαβής. Οθόνη Ουρά αφίξεων.
2. Ουρά και κλήση στη ζυγαριά: Υπάλληλος παραλαβής. Οθόνη Ουρά αφίξεων.
3. Παραλαβή και ζύγιση, μία ή περισσότερες παρτίδες ελιάς: Υπάλληλος παραλαβής. Οθόνη Γρήγορη παραλαβή.
4. Διαχωρισμός παρτίδας ελιάς, όταν χρειάζεται: Υπάλληλος παραλαβής. Οθόνη Λεπτομέρειες παρτίδας.
5. Παρτίδα παραγωγής: είσοδοι, έναρξη, μετρήσεις, ολοκλήρωση σε δεξαμενές με το λάδι, τον πυρήνα και την κατανομή στους παραγωγούς: Χειριστής παραγωγής. Οθόνη Παραγωγή.
6. Ταξινόμηση ποιότητας: μόνο ο Υπεύθυνος ποιότητας. Οθόνη Ποιότητα.
7. Δεξαμενές: απογραφή και μεταφορά: Χειριστής αποθήκης και δεξαμενών. Οθόνη Δεξαμενές.
8. Ημερήσιες τιμές: Υπεύθυνος μονάδας ή Κεντρικός διευθυντής. Οθόνη Τιμές.
9. Συμφωνίες και πρότυποι όροι: Υπεύθυνος μονάδας ή Κεντρικός διευθυντής. Οθόνη Συμφωνίες.
10. Πρόσθετες χρεώσεις: Υπεύθυνος μονάδας ή Κεντρικός διευθυντής. Οθόνη Χρεώσεις.
11. Εκκαθάριση και σημείωμα εκκαθάρισης: Ταμίας και εκκαθαρίσεις. Οθόνη Εκκαθάριση.
12. Ανάληψη λαδιού και σημείωμα ανάληψης: Ταμίας και εκκαθαρίσεις για το αίτημα, Ταμίας ή Χειριστής αποθήκης και δεξαμενών για την παράδοση. Οθόνη Αναλήψεις λαδιού.
13. Έλεγχος: Υπεύθυνος μονάδας, Κεντρικός διευθυντής, Λογιστήριο, Ελεγκτής. Οθόνη Έλεγχος.

Τα βήματα 8 έως 10 είναι ρυθμίσεις. Γίνονται συνήθως πριν ξεκινήσει η σεζόν και αλλάζουν όταν χρειάζεται. Οι ενότητες που ακολουθούν εξηγούν κάθε βήμα με ένα παράδειγμα: ο παραγωγός Νίκος φέρνει 1.000 κιλά ελιάς, που δίνουν 180 κιλά λάδι, και η αμοιβή του ελαιοτριβείου είναι 10%, δηλαδή 18 κιλά λάδι.

Βήμα 1: Ραντεβού ή άφιξη χωρίς ραντεβού

Ο παραγωγός μπορεί να κλείσει ραντεβού από πριν, για παράδειγμα στο τηλέφωνο, ή να έρθει χωρίς ραντεβού. Και τα δύο καταγράφονται στην οθόνη Ουρά αφίξεων.

• Με ραντεβού. Ο Υπάλληλος παραλαβής πατά Νέο ραντεβού, διαλέγει τον παραγωγό, την ημέρα και το ωράριο, και αν θέλει γράφει τα αναμενόμενα κιλά ελιάς. Όταν ο παραγωγός επιβεβαιώσει ότι θα έρθει, ο υπάλληλος το σημειώνει με Καταγραφή επιβεβαίωσης. Τη μέρα που ο παραγωγός φτάνει, πατά Καταγραφή άφιξης στον πίνακα Σημερινά ραντεβού που δεν έχουν φτάσει.
• Χωρίς ραντεβού. Ο Υπάλληλος παραλαβής πατά Νέα άφιξη χωρίς ραντεβού (ή το πλήκτρο N), βρίσκει τον παραγωγό με όνομα, αριθμό, τηλέφωνο ή ΑΦΜ και πατά Προσθήκη στην ουρά.

Αν ο παραγωγός δεν υπάρχει ακόμη στο σύστημα, καταχωρίζεται πρώτα στην οθόνη Παραγωγοί με Νέος παραγωγός. Ο παραγωγός καταχωρίζεται μία φορά για όλη την εταιρεία, όχι για κάθε μονάδα.

Παράδειγμα: ο Νίκος έρχεται χωρίς ραντεβού στις 9:40. Ο υπάλληλος πατά N, γράφει «Νίκος», τον διαλέγει και πατά Προσθήκη στην ουρά. Ο Νίκος μπαίνει στην ουρά με την ένδειξη «Χωρίς ραντεβού».

Δείτε τη βοήθεια Καταχώριση νέου ραντεβού και Παραγωγός χωρίς ραντεβού.

Βήμα 2: Η ουρά αφίξεων και η κλήση

Η Ουρά αφίξεων δείχνει ποιος περιμένει, με ποια σειρά και πόση ώρα. Ενημερώνεται μόνη της κάθε λίγα δευτερόλεπτα.

• Το κουμπί Κλήση υπάρχει μόνο στον πρώτο της ουράς (θέση 1). Ο υπάλληλος το πατά όταν η ζυγαριά είναι ελεύθερη.
• Κανείς δεν καλείται εκτός σειράς. Αν κάποιος πρέπει να περάσει πρώτος, ο Υπεύθυνος μονάδας ή ο Κεντρικός διευθυντής αλλάζει τη θέση του με Αλλαγή θέσης, γράφοντας υποχρεωτικά αιτιολογία. Η αιτιολογία φαίνεται στην ουρά και η ενέργεια καταγράφεται στον Έλεγχο.
• Όταν ο παραγωγός έρθει στη ζυγαριά, ο υπάλληλος πατά Έναρξη παραλαβής και ανοίγει η Γρήγορη παραλαβή.

Η μονάδα μπορεί να έχει και μια Οθόνη αναμονής στην αίθουσα, όπου οι παραγωγοί βλέπουν ποιος καλείται τώρα. Είναι χωριστός λογαριασμός, μόνο για προβολή.

Δείτε τη βοήθεια Ουρά αφίξεων.

Βήμα 3: Παραλαβή και ζύγιση

Στη Γρήγορη παραλαβή ο υπάλληλος καταγράφει τις ελιές του παραγωγού σε μία ή περισσότερες παρτίδες ελιάς. Μια νέα παρτίδα γίνεται όταν οι ελιές διαφέρουν: άλλο χωράφι, άλλη ποικιλία, άλλη πιστοποίηση (για παράδειγμα βιολογικές και συμβατικές), άλλη κατάσταση.

Για κάθε παρτίδα:

1. Γράφει όσα χαρακτηριστικά ξέρει: Αγροτεμάχιο / προέλευση, Ποικιλία, Πιστοποίηση, Κατάσταση / σημείωση ποιότητας. Κανένα δεν είναι υποχρεωτικό. Τη Συγκομιδή δεν τη γράφει κανείς: ορίζεται αυτόματα από την τρέχουσα περίοδο.
2. Γράφει το Καθαρό βάρος (kg), όπως το δείχνει η ζυγαριά, για παράδειγμα 1000. Αν έχει μικτό και απόβαρο, μπορεί να τα γράψει αντί για το καθαρό, και το καθαρό υπολογίζεται μόνο του.
3. Πατά Αποδοχή παρτίδας. Η παρτίδα παίρνει κωδικό και γίνεται Αποδεκτή.

Όταν τελειώσουν οι παρτίδες, πατά Έλεγχος και ολοκλήρωση παραλαβής, ελέγχει τη λίστα και πατά Ολοκλήρωση παραλαβής. Εμφανίζεται η Απόδειξη παραλαβής, που τυπώνεται με Εκτύπωση απόδειξης (μη φορολογική) και δίνεται στον παραγωγό.

Παράδειγμα: ο Νίκος φέρνει ελιές από ένα χωράφι, συμβατικές. Ο υπάλληλος γράφει 1000 στο Καθαρό βάρος (kg) και πατά Αποδοχή παρτίδας. Ολοκληρώνει την παραλαβή και τυπώνει την απόδειξη: «1 παρτίδα · 1.000,000 kg».

Χρήσιμα να ξέρετε:

• Τα κιλά δεν στρογγυλοποιούνται. Γράφονται με έως 3 δεκαδικά, ακριβώς όπως τα δίνετε. Γράφετε 1250,375, χωρίς τελεία χιλιάδων.
• Όριο προειδοποίησης. Αν τα κιλά μιας παρτίδας είναι πάνω από το όριο της μονάδας, το σύστημα ζητά δεύτερο πάτημα για επιβεβαίωση. Έτσι πιάνεται το λάθος «ένα μηδενικό παραπάνω».
• Η συμφωνία δημιουργείται μόνη της. Αν ο παραγωγός δεν έχει ακόμη συμφωνία στη μονάδα, το σύστημα τη φτιάχνει με την έναρξη της παραλαβής, από τους πρότυπους όρους της μονάδας. Ο Υπάλληλος παραλαβής δεν βλέπει ποτέ τους όρους αμοιβής. Δείτε την ενότητα «Συμφωνίες: πρότυποι όροι και δικοί του όροι».
• Ετικέτες. Ο κωδικός και ο γραμμωτός κώδικας κάθε παρτίδας φαίνονται στην οθόνη. Εκτυπωτής ετικετών δεν έχει συνδεθεί ακόμη, οπότε το μήνυμα λέει ότι η ετικέτα δεν τυπώθηκε. Γράψτε τον κωδικό με το χέρι στο τελάρο ή στο σακί. Η ολοκλήρωση της παραλαβής δεν εμποδίζεται.
• Λάθος βάρος. Μια αποδεκτή παρτίδα δεν ακυρώνεται και το βάρος της δεν σβήνεται. Όσο δεν έχει μπει σε παραγωγή, διορθώνεται με Δημιουργία διόρθωσης βάρους, με αιτιολογία και νέα σύνδεση. Το παλιό βάρος μένει στο ιστορικό.

Δείτε τη βοήθεια Γρήγορη παραλαβή και Ζύγιση και παραλαβή.

Βήμα 4: Διαχωρισμός παρτίδας ελιάς

Μια παρτίδα ελιάς μπαίνει ολόκληρη σε μία παρτίδα παραγωγής. Αν μέρος της πρέπει να αλεστεί αλλού, γίνεται πρώτα διαχωρισμός στην οθόνη Λεπτομέρειες παρτίδας, που ανοίγει από τον σύνδεσμο Λεπτομέρειες παρτίδας της αποδεκτής παρτίδας.

Παράδειγμα: η Μαρία φέρνει μια παρτίδα 1.200 κιλών. Η γραμμή παραγωγής χωράει τώρα μόνο 700 κιλά. Ο υπάλληλος χωρίζει την παρτίδα σε δύο νέες: 700 κιλά και 500 κιλά. Κάθε νέα παρτίδα έχει δικό της κωδικό και θυμάται από ποια αρχική παρτίδα προήλθε. Η πρώτη μπαίνει τώρα στην παραγωγή, η δεύτερη στην επόμενη παρτίδα παραγωγής.

• Χωρίζεται μόνο η αρχική παρτίδα, όχι μια παρτίδα που προήλθε από διαχωρισμό.
• Ό,τι δεν μοιράσετε μένει στην αρχική παρτίδα.
• Ο διαχωρισμός ζητά νέα σύνδεση.
• Τον διαχωρισμό τον αναιρεί μόνο ο Υπεύθυνος μονάδας ή ο Κεντρικός διευθυντής, και μόνο όσο καμία από τις νέες παρτίδες δεν έχει χρησιμοποιηθεί.

Δείτε τη βοήθεια Λεπτομέρειες παρτίδας και διαχωρισμός και Διαχωρισμός παρτίδας.

Βήμα 5: Η παρτίδα παραγωγής

Η παρτίδα παραγωγής είναι ένα άλεσμα σε μια γραμμή παραγωγής. Μπορεί να περιέχει ελιές ενός ή πολλών παραγωγών. Ο Χειριστής παραγωγής τη χειρίζεται στην οθόνη Παραγωγή (τίτλος Κονσόλα παραγωγής).

Είσοδοι

Ο χειριστής πατά + Νέα παρτίδα στην κάρτα της γραμμής, διαλέγει από τις Διαθέσιμες παρτίδες ελιάς όσες μπαίνουν και πατά Δημιουργία παρτίδας. Η παρτίδα είναι Έτοιμη για έναρξη. Μέχρι να ξεκινήσει, μπορεί να προσθέσει ή να αφαιρέσει παρτίδες ελιάς.

Έναρξη, παύση, συνέχιση

Με Έναρξη παρτίδας αρχίζει να μετρά ο χρόνος λειτουργίας. Η Παύση παρτίδας και η Συνέχιση παρτίδας καταγράφουν τις στάσεις. Κάθε γραμμή έχει μία παρτίδα σε εξέλιξη κάθε φορά.

Αν οι ελιές έχουν διαφορετική πιστοποίηση, για παράδειγμα βιολογικές μαζί με συμβατικές, η έναρξη ζητά σχόλιο και αναγνώριση. Δείτε την ενότητα «Πιστοποίηση και σοδειά: τι δεν αναμειγνύεται».

Μετρήσεις

Με + Προσθήκη μέτρησης ο χειριστής καταγράφει μετρήσεις, για παράδειγμα θερμοκρασία μάλαξης. Αν μια τιμή είναι εκτός ορίου, εμφανίζεται κάρτα προειδοποίησης. Ο χειριστής γράφει σχόλιο και πατά Αναγνώριση και συνέχεια. Μια προειδοποίηση χωρίς αναγνώριση εμποδίζει την ολοκλήρωση.

Ολοκλήρωση: λάδι, δεξαμενές, πυρήνας

Στο τέλος ο χειριστής συμπληρώνει την ενότητα Έξοδος:

• Παραγόμενο λάδι (kg): τα κιλά λαδιού που βγήκαν.
• Δεξαμενές προορισμού: σε ποιες δεξαμενές πήγε το λάδι και πόσα κιλά σε καθεμία. Το σύνολο πρέπει να είναι ακριβώς ίσο με το λάδι, μέχρι το γραμμάριο.
• Υποπροϊόντα: για παράδειγμα ο πυρήνας. Τα υποπροϊόντα γίνονται ιδιοκτησία του ελαιοτριβείου. Αν η μονάδα το ζητά, ο πυρήνας με κιλά είναι υποχρεωτικός.

Μετά πατά Έλεγχος εξόδου και κατανομής, κοιτάζει την Προεπισκόπηση κατανομής και πατά Ολοκλήρωση παρτίδας.

Η κατανομή στους παραγωγούς

Με την ολοκλήρωση, το σύστημα μοιράζει το λάδι στους παραγωγούς της παρτίδας ανάλογα με τα κιλά ελιάς που έβαλε ο καθένας. Αυτό το μερίδιο λέγεται μικτό λάδι του παραγωγού.

Παράδειγμα με έναν παραγωγό: ο Νίκος είναι μόνος στην παρτίδα με 1.000 κιλά ελιάς. Βγαίνουν 180 κιλά λάδι, που πάνε όλα στη δεξαμενή Δ-01. Το μικτό του Νίκου είναι 180,000 κιλά.

Παράδειγμα με δύο παραγωγούς: ο Νίκος βάζει 1.000 κιλά και η Μαρία 500 κιλά. Βγαίνουν 250 κιλά λάδι.

• Νίκος: 1.000 / 1.500 του λαδιού = 166,666 κιλά.
• Μαρία: 500 / 1.500 του λαδιού = 83,333 κιλά.
• Υπόλοιπο στρογγυλοποίησης (ελαιοτριβείο): 0,001 κιλά.

Τα κιλά κόβονται στο τρίτο δεκαδικό (αποκοπή) και δεν στρογγυλοποιούνται. Τα γραμμάρια που περισσεύουν από την αποκοπή πηγαίνουν στο ελαιοτριβείο, ώστε το σύνολο να ισούται ακριβώς με το λάδι που βγήκε: 166,666 + 83,333 + 0,001 = 250,000.

Η κατανομή δεν είναι ακόμη πίστωση στον παραγωγό. Ο παραγωγός μπορεί να πάρει λάδι μόνο μετά την εκκαθάριση (βήμα 11).

Δείτε τη βοήθεια Κονσόλα παραγωγής, Πώς φτιάχνω μια νέα παρτίδα και Πώς ολοκληρώνω μια παρτίδα.

Βήμα 6: Ταξινόμηση ποιότητας

Κάθε ολοκληρωμένη παρτίδα παραγωγής που έβγαλε λάδι πρέπει να ταξινομηθεί. Ο Υπεύθυνος ποιότητας ανοίγει την οθόνη Ποιότητα, όπου η λίστα Ποιότητα: παρτίδες για ταξινόμηση δείχνει τις παρτίδες που περιμένουν, την παλαιότερη πρώτη. Για κάθε παρτίδα:

1. Γράφει τις Εργαστηριακές μετρήσεις, για παράδειγμα την οξύτητα.
2. Επιλέγει την Κατηγορία ποιότητας (χειροκίνητη επιλογή). Το σύστημα δεν προτείνει κατηγορία.
3. Επιλέγει την Πιστοποίηση παρτίδας. Μπορεί να είναι μόνο η πιστοποίηση που υπολόγισε το σύστημα από τις ελιές, ή συμβατική. Ποτέ υψηλότερη.
4. Πατά Οριστικοποίηση ταξινόμησης.

Παράδειγμα: η παρτίδα του Νίκου έχει οξύτητα 0,4. Ο Υπεύθυνος ποιότητας διαλέγει την κατηγορία που αντιστοιχεί στο εξαιρετικό παρθένο της μονάδας του και πιστοποίηση «συμβατική», και οριστικοποιεί.

Γιατί μετράει:

• Χωρίς ταξινόμηση δεν γίνεται εκκαθάριση. Η εκκαθάριση δείχνει εμπόδιο και δεν οριστικοποιείται.
• Η κατηγορία ορίζει την τιμή. Η εκκαθάριση παίρνει την ημερήσια τιμή της κατηγορίας ποιότητας και της πιστοποίησης της παρτίδας.
• Μόνο ο Υπεύθυνος ποιότητας ταξινομεί. Ο Υπεύθυνος μονάδας και ο Κεντρικός διευθυντής βλέπουν την οθόνη μόνο για ανάγνωση. Αυτό είναι σκόπιμο: την ποιότητα την κρίνει άλλος από αυτόν που βάζει τιμές και κάνει εκκαθαρίσεις.
• Διόρθωση με νέα απόφαση. Μια απόφαση δεν αλλάζει. Αν ήταν λάθος, ο Υπεύθυνος ποιότητας οριστικοποιεί νέα απόφαση, που αντικαθιστά την προηγούμενη. Στο ιστορικό η νέα έχει Ισχύουσα και η παλιά Αντικαταστάθηκε. Μόλις οριστικοποιηθεί εκκαθάριση με αυτή την παρτίδα, η απόφαση κλειδώνει.

Δείτε τη βοήθεια Ποιότητα και Πώς οριστικοποιώ ή διορθώνω απόφαση ποιότητας.

Βήμα 7: Δεξαμενές

Η οθόνη Δεξαμενές δείχνει κάθε δεξαμενή της μονάδας ως κάρτα: πόσα κιλά έχει, πόσα χωράει ακόμη, πόσο γεμάτη είναι. Το απόθεμα είναι το άθροισμα όλων των κινήσεων: λάδι από την παραγωγή, μεταφορές, διορθώσεις απογραφής, παραδόσεις σε παραγωγούς. Όλα σε κιλά.

Ο Χειριστής αποθήκης και δεξαμενών κάνει δύο πράγματα:

• Απογραφή. Γράφει τα κιλά που μέτρησε. Αν διαφέρουν από το λογιστικό απόθεμα, η διαφορά καταγράφεται.
• Μεταφορά. Μετακινεί λάδι από μια δεξαμενή σε άλλη.

Παράδειγμα: η Δ-01 έχει 1.200 κιλά από 5.000 κιλά χωρητικότητα. Μετά την παρτίδα του Νίκου έχει 1.380 κιλά.

Δείτε τη βοήθεια Δεξαμενές.

Βήμα 8: Ημερήσιες τιμές

Η ημερήσια τιμή είναι η τιμή του λαδιού σε €/kg για μια μονάδα, μια κατηγορία ποιότητας και μια πιστοποίηση, από μια ημερομηνία ισχύος. Την καταχωρίζει ο Υπεύθυνος μονάδας ή ο Κεντρικός διευθυντής στην οθόνη Τιμές.

Πώς τη χρησιμοποιεί η εκκαθάριση:

• Ψάχνει τιμή για ακριβώς τη μονάδα, την ποιότητα και την πιστοποίηση της παρτίδας, για την ημέρα που ολοκληρώθηκε η παρτίδα παραγωγής (ώρα της μονάδας). Ποτέ τιμή άλλης μονάδας, ποιότητας ή πιστοποίησης.
• Αν εκείνη την ημέρα δεν υπάρχει τιμή, παίρνει την τελευταία προηγούμενη τιμή με το ίδιο κλειδί και το γράφει καθαρά.
• Αν δεν υπάρχει καμία τιμή, η εκκαθάριση έχει εμπόδιο.

Παράδειγμα: η παρτίδα του Νίκου ολοκληρώθηκε στις 12 Νοεμβρίου. Η τελευταία τιμή για αυτή την ποιότητα και τη συμβατική πιστοποίηση καταχωρίστηκε στις 10 Νοεμβρίου: €6,00/kg. Η εκκαθάριση γράφει «Τελευταία προηγούμενη τιμή» και χρησιμοποιεί τα €6,00/kg.

Μια τιμή δεν σβήνεται. Η διόρθωση καταχωρίζει νέα τιμή με αιτιολογία, και η παλιά μένει στο ιστορικό ως «Αντικαταστάθηκε». Τα ανοιχτά προσχέδια εκκαθάρισης υπολογίζονται ξανά. Οι οριστικές εκκαθαρίσεις δεν αλλάζουν.

Δείτε τη βοήθεια Ημερήσιες τιμές.

Βήμα 9: Συμφωνίες, πρότυποι όροι και δικοί του όροι

Η συμφωνία ορίζει την αμοιβή του ελαιοτριβείου για έναν παραγωγό σε μια μονάδα. Τη βλέπουν και την αλλάζουν μόνο ο Υπεύθυνος μονάδας και ο Κεντρικός διευθυντής, στην οθόνη Συμφωνίες. Η συμφωνία έχει:

• τύπο αμοιβής:
  • Ποσοστό σε λάδι: για παράδειγμα 10% του μικτού λαδιού.
  • Χρηματική αμοιβή σε λάδι: ποσό σε € ανά κιλό μικτού λαδιού, που γίνεται λάδι με την ημερήσια τιμή.
• τρόπο εκκαθάρισης: Εκκαθάριση ανά παρτίδα (μία παρτίδα παραγωγής σε κάθε εκκαθάριση) ή Συγκεντρωτική εκκαθάριση (πολλές παρτίδες μαζί).

Οι πρότυποι όροι είναι οι όροι της μονάδας για όλους. Όταν ένας παραγωγός φέρνει ελιές χωρίς να έχει συμφωνία, η συμφωνία του δημιουργείται αυτόματα από τους πρότυπους όρους που ισχύουν εκείνη την ημέρα. Αν η μονάδα δεν έχει πρότυπους όρους, η παραλαβή ενός τέτοιου παραγωγού δεν ξεκινά.

Οι δικοί του όροι είναι εξαίρεση για έναν παραγωγό, για παράδειγμα 8% αντί για 10%. Ο διευθυντής πατά Νέα έκδοση (δικοί του όροι) και μετά ενεργοποιεί την έκδοση, με νέα σύνδεση.

Κανόνες:

• Οι όροι δεν αλλάζουν επί τόπου. Κάθε αλλαγή είναι νέα έκδοση από μια ημερομηνία. Οι παλιές εκδόσεις μένουν στο ιστορικό.
• Η παραλαβή κρατά την έκδοση. Η εκκαθάριση χρησιμοποιεί την έκδοση της συμφωνίας που ίσχυε στην παραλαβή, όχι αυτή που ισχύει την ημέρα της εκκαθάρισης.
• Νέοι πρότυποι όροι δεν αλλάζουν από μόνοι τους τις υπάρχουσες συμφωνίες. Για να μεταφερθούν οι παραγωγοί με «Πρότυποι όροι», ο διευθυντής πατά Εφαρμογή σε όσους ακολουθούν τους πρότυπους όρους. Οι παραγωγοί με «Δικοί του όροι» δεν αλλάζουν.

Παράδειγμα: οι πρότυποι όροι της μονάδας είναι «Ποσοστό σε λάδι 10%». Ο Νίκος δεν είχε συμφωνία. Στην παραλαβή του, το σύστημα του έφτιαξε συμφωνία με αυτούς τους όρους. Η αμοιβή του θα είναι 10% του μικτού του.

Δείτε τη βοήθεια Συμφωνίες παραγωγών, Πώς ορίζω τους πρότυπους όρους και Πώς δίνω σε παραγωγό δικούς του όρους.

Βήμα 10: Πρόσθετες χρεώσεις

Οι πρόσθετες χρεώσεις είναι χρεώσεις της μονάδας πέρα από την αμοιβή άλεσης, για παράδειγμα «Μεταφορά», «Δακοκτονία» ή «Δοχεία». Τις ορίζει ο Υπεύθυνος μονάδας ή ο Κεντρικός διευθυντής στην οθόνη Χρεώσεις.

Κάθε χρέωση έχει έναν από πέντε τρόπους χρέωσης:

• άπαξ €: σταθερό ποσό, μία φορά σε κάθε εκκαθάριση.
• άπαξ %: ποσοστό του μικτού λαδιού του παραγωγού.
• € ανά κιλό ελιάς: ποσό × τα κιλά ελιάς του παραγωγού.
• € ανά κιλό λαδιού: ποσό × τα μικτά κιλά λαδιού του παραγωγού.
• ανά τεμάχιο: ποσό × τα τεμάχια που γράφει ο ταμίας, για παράδειγμα δοχεία.

Κάθε χρέωση είναι υποχρεωτική (μπαίνει μόνη της σε κάθε εκκαθάριση) ή προαιρετική (την προσθέτει ο ταμίας όταν χρειάζεται). Η χρέωση αφαιρείται σε λάδι: το ποσό σε € γίνεται κιλά λαδιού με την ημερήσια τιμή της παρτίδας, με αποκοπή στο γραμμάριο.

Παράδειγμα: η υποχρεωτική χρέωση «Μεταφορά» είναι €0,02 ανά κιλό ελιάς. Ο Νίκος έφερε 1.000 κιλά, άρα χρεώνεται €20,00. Με τιμή €6,00/kg, τα €20,00 γίνονται 3,333 κιλά λαδιού.

Μια χρέωση δεν διορθώνεται προς τα πίσω. Κάθε αλλαγή είναι νέα έκδοση από μια ημερομηνία, και οι οριστικές εκκαθαρίσεις κρατούν τη χρέωση που είχαν.

Δείτε τη βοήθεια Πρόσθετες χρεώσεις και Πώς μπαίνουν οι χρεώσεις στην εκκαθάριση.

Βήμα 11: Εκκαθάριση και σημείωμα εκκαθάρισης

Η εκκαθάριση δείχνει πώς το μικτό λάδι ενός παραγωγού γίνεται αμοιβή ελαιοτριβείου, χρεώσεις και καθαρό στον παραγωγό. Τη φτιάχνει ο Ταμίας και εκκαθαρίσεις στην οθόνη Εκκαθάριση. Όλους τους υπολογισμούς τους κάνει το σύστημα: τα κιλά με 3 δεκαδικά, τα € με 2, πάντα με αποκοπή.

Τα βήματα

1. Ο ταμίας πατά Νέα εκκαθάριση παραγωγού και διαλέγει τον παραγωγό.
2. Εμφανίζονται οι Γραμμές μικτής κατανομής: μία για κάθε ολοκληρωμένη παρτίδα όπου ο παραγωγός έχει λάδι που δεν έχει εκκαθαριστεί. Τσεκάρει όσες θέλει και δημιουργεί Προσχέδιο. Το προσχέδιο αποθηκεύεται μόνο του.
3. Στις Πρόσθετες χρεώσεις προσθέτει τις προαιρετικές και γράφει τα Τεμάχια όπου χρειάζεται, και πατά Αποθήκευση χρεώσεων και επανυπολογισμός προσχεδίου.
4. Ελέγχει τα Εμπόδια. Όσο υπάρχει έστω ένα, η εκκαθάριση δεν οριστικοποιείται. Συνηθισμένα εμπόδια: παρτίδα χωρίς οριστική ταξινόμηση ποιότητας, τιμή που λείπει, υποχρεωτική χρέωση ανά τεμάχιο χωρίς τεμάχια.
5. Ελέγχει τον πίνακα Σύνολα σε κιλά λαδιού και σε € και πατά Οριστικοποίηση και πίστωση Χ στον παραγωγό.

Παράδειγμα με αριθμούς

Ο Νίκος: μικτό 180 κιλά, αμοιβή 10%, υποχρεωτική χρέωση «Μεταφορά» €0,02 ανά κιλό ελιάς για 1.000 κιλά ελιάς, τιμή €6,00/kg.

• Λάδι παραγωγού (μικτό): 180,000 kg · €1.080,00 (180 × €6,00).
• Αμοιβή ελαιοτριβείου: 18,000 kg · €108,00 (10% του 180).
• Μεταφορά: 3,333 kg · €20,00 (€20,00 ÷ €6,00, με αποκοπή).
• Καθαρό στον παραγωγό: 158,667 kg · €952,00 (180,000 − 18,000 − 3,333).

Με την οριστικοποίηση, τα 158,667 κιλά πιστώνονται στον Νίκο. Τα 18,000 κιλά της αμοιβής και τα 3,333 κιλά της χρέωσης γίνονται λάδι του ελαιοτριβείου. Η εκκαθάριση δεν μετακινεί λάδι από δεξαμενή σε δεξαμενή.

Αν η συμφωνία είχε Χρηματική αμοιβή σε λάδι €0,60 ανά κιλό μικτού λαδιού, η αμοιβή θα ήταν 180 × €0,60 = €108,00, που με τιμή €6,00/kg κάνουν πάλι 18,000 κιλά.

Το σημείωμα εκκαθάρισης

Σε μια οριστική εκκαθάριση, το κουμπί Εκτύπωση σημειώματος ανοίγει το Σημείωμα εκκαθάρισης για τον παραγωγό. Έχει τον παραγωγό με τον ΑΦΜ του, τις γραμμές ανά παρτίδα, τα σύνολα σε κιλά και σε €, και γραμμές υπογραφής «Ο παραγωγός» και «Για το ελαιοτριβείο». Γράφει «Δεν αποτελεί φορολογικό παραστατικό». Τυπώνεται από τον φυλλομετρητή, σε εκτυπωτή ή ως PDF.

Διόρθωση

Μια οριστική εκκαθάριση δεν αλλάζει ποτέ. Αν ήταν λάθος, ο Υπεύθυνος μονάδας ή ο Κεντρικός διευθυντής κάνει Αντιλογισμός και αντικατάσταση, με αιτιολογία και νέα σύνδεση. Δείτε την ενότητα «Διόρθωση με αντιλογισμό, ποτέ με σβήσιμο».

Δείτε τη βοήθεια Εκκαθάριση, Πώς οριστικοποιώ εκκαθάριση και Πώς τυπώνω σημείωμα εκκαθάρισης.

Βήμα 12: Ανάληψη λαδιού και σημείωμα ανάληψης

Ο παραγωγός παίρνει το λάδι του από την οθόνη Αναλήψεις λαδιού. Λάδι παίρνει μόνο όποιος έχει εκκαθαρισμένο λάδι σε αυτή τη μονάδα.

1. Αίτημα. Ο Ταμίας και εκκαθαρίσεις πατά Νέο αίτημα ανάληψης, βρίσκει τον παραγωγό και βλέπει το Εκκαθαρισμένο λάδι του παραγωγού ανά κατηγορία (ποιότητα, πιστοποίηση, σοδειά). Διαλέγει κατηγορία και γράφει τα Κιλά που ζητά ο παραγωγός. Ένα αίτημα αφορά μία κατηγορία.
2. Παράδοση. Ο Ταμίας ή ο Χειριστής αποθήκης και δεξαμενών γράφει πόσα κιλά βγαίνουν από κάθε δεξαμενή. Η οθόνη δείχνει μόνο δεξαμενές με λάδι της ίδιας κατηγορίας. Πατά Επιβεβαίωση παράδοσης.
3. Σημείωμα. Κάθε παράδοση έχει το δικό της Σημείωμα ανάληψης ελαιολάδου, με γραμμές υπογραφής για όποιον παρέδωσε και όποιον παρέλαβε. Γράφει «Δεν αποτελεί φορολογικό παραστατικό».

Χρήσιμα να ξέρετε:

• Το αίτημα δεν δεσμεύει λάδι. Τα κιλά ελέγχονται τη στιγμή της παράδοσης.
• Μερική παράδοση. Αν δοθεί λιγότερο, το υπόλοιπο μένει ανοιχτό στο ίδιο αίτημα.
• Η παράδοση μειώνει μαζί το υπόλοιπο του παραγωγού και το απόθεμα της δεξαμενής, με τα ίδια κιλά.
• Λάθος παράδοση. Δεν διορθώνεται. Ο Υπεύθυνος μονάδας ή ο Κεντρικός διευθυντής την αντιλογίζει, με αιτιολογία και νέα σύνδεση, και γίνεται νέα σωστή παράδοση.

Παράδειγμα: ο Νίκος έχει 158,667 κιλά εκκαθαρισμένο λάδι. Ζητά 100 κιλά. Ο αποθηκάριος δίνει 60 κιλά από τη Δ-01 και 40 κιλά από τη Δ-02. Το υπόλοιπο του Νίκου γίνεται 58,667 κιλά, και οι δύο δεξαμενές μειώνονται κατά 60 και 40 κιλά.

Δείτε τη βοήθεια Αναλήψεις λαδιού, Πώς τυπώνω το σημείωμα παράδοσης και Πώς αντιλογίζω μια παράδοση.

Βήμα 13: Έλεγχος

Η οθόνη Έλεγχος δείχνει κάθε ενέργεια που καταχωρίστηκε: Πότε, Ποιος, ποια Ενέργεια, σε ποιο Αντικείμενο και σε ποια Μονάδα. Είναι μόνο για ανάγνωση. Τίποτα δεν σβήνεται από εκεί.

• Ο Ελεγκτής, το Λογιστήριο και ο Κεντρικός διευθυντής βλέπουν όλη την εταιρεία.
• Ο Υπεύθυνος μονάδας βλέπει μόνο τη μονάδα που έχει επιλέξει.
• Τα φίλτρα (ημερομηνίες, χρήστης, ενέργεια, αντικείμενο) βρίσκουν γρήγορα μια συγκεκριμένη ενέργεια.

Παράδειγμα: ο ιδιοκτήτης θέλει να δει ποιος διόρθωσε την τιμή της Τρίτης. Διαλέγει την ενέργεια στο φίλτρο Ενέργεια, βάζει την ημερομηνία και βλέπει ποιος την έκανε και τι ώρα.

Δείτε τη βοήθεια Έλεγχος και Πώς βρίσκω ποιος έκανε τι.

Βασικές έννοιες

Οι παρακάτω έννοιες εμφανίζονται σε πολλές οθόνες. Κάθε μία εξηγείται με ένα σύντομο παράδειγμα.

Παρτίδα ελιάς και παρτίδα παραγωγής

Το TROPEION χρησιμοποιεί δύο διαφορετικές «παρτίδες». Μην τις μπερδεύετε:

• Η παρτίδα ελιάς είναι ελιές ενός παραγωγού, με ίδια χαρακτηριστικά, που ζυγίστηκαν μαζί στην παραλαβή. Έχει κωδικό, κιλά ελιάς, ποικιλία, πιστοποίηση και σοδειά. Φαίνεται στη Γρήγορη παραλαβή και στις Λεπτομέρειες παρτίδας.
• Η παρτίδα παραγωγής είναι ένα άλεσμα σε μια γραμμή παραγωγής. Περιέχει μία ή περισσότερες παρτίδες ελιάς, από έναν ή πολλούς παραγωγούς. Βγάζει λάδι, που πηγαίνει σε δεξαμενές και μοιράζεται στους παραγωγούς. Φαίνεται στην Παραγωγή.

Κανόνας: μια παρτίδα ελιάς μπαίνει ολόκληρη σε μία παρτίδα παραγωγής. Για να μπει μόνο ένα μέρος της, γίνεται πρώτα διαχωρισμός σε νέες παρτίδες ελιάς.

Παράδειγμα: ο Νίκος φέρνει 2 παρτίδες ελιάς (μία από κάθε χωράφι) και η Μαρία 1 παρτίδα. Και οι τρεις μπαίνουν στην ίδια παρτίδα παραγωγής στη Γραμμή 1. Η παρτίδα παραγωγής βγάζει λάδι, που μοιράζεται στον Νίκο και στη Μαρία ανάλογα με τα κιλά ελιάς τους.

Η επιλεγμένη εγγραφή σας ακολουθεί

Όταν ανοίγετε μια εγγραφή σε μια οθόνη και μετά πηγαίνετε σε άλλη οθόνη από τα κουμπιά οθονών, η νέα οθόνη ανοίγει στην ίδια εγγραφή όπου έχει νόημα:

• μια παρτίδα παραγωγής ανοίγει στην Ποιότητα (αν περιμένει ταξινόμηση) και σημειώνει στις Δεξαμενές τις δεξαμενές που πήραν το λάδι της·
• μια παραλαβή ή παρτίδα ελιάς είναι ήδη επιλεγμένη στην Παραγωγή, στην επιλογή παρτίδων μιας νέας παρτίδας, αν είναι ακόμη διαθέσιμη·
• ένας παραγωγός είναι ήδη επιλεγμένος στην Εκκαθάριση και στις Αναλήψεις λαδιού, και ανοίγει στις Συμφωνίες·
• μια δεξαμενή σημειώνεται στην παράδοση των Αναλήψεων λαδιού.

Η επιλογή δεν δείχνει ποτέ περισσότερα από όσα βλέπει ο ρόλος σας: κάθε οθόνη ψάχνει την εγγραφή μόνο σε όσα δείχνει ούτως ή άλλως. Αν δεν είναι εκεί, η οθόνη ανοίγει όπως πάντα. Η αλλαγή μονάδας ή η αποσύνδεση ξεχνά την επιλογή.

Διόρθωση με αντιλογισμό, ποτέ με σβήσιμο

Ό,τι έχει οριστικοποιηθεί στο TROPEION δεν σβήνεται και δεν αλλάζει. Όταν κάτι είναι λάθος, γίνεται μια νέα εγγραφή που το ακυρώνει (αντιλογισμός) και, αν χρειάζεται, μια νέα σωστή εγγραφή (αντικατάσταση). Η παλιά εγγραφή μένει ορατή, μαζί με το ποιος τη διόρθωσε, πότε και γιατί.

Γιατί έτσι: ο παραγωγός μπορεί να έχει ήδη στο χέρι ένα σημείωμα με τα παλιά νούμερα. Αν το σύστημα έσβηνε την παλιά εγγραφή, κανείς δεν θα μπορούσε να εξηγήσει μετά τη διαφορά. Με τον αντιλογισμό, η ιστορία είναι πάντα πλήρης.

Πού το βλέπετε:

• Εκκαθάριση: Αντιλογισμός και αντικατάσταση. Η παλιά εκκαθάριση γίνεται Αντιλογισμένη και η νέα γράφει ποια Αντικαθιστά.
• Παράδοση λαδιού: αντιλογισμός παράδοσης. Τα κιλά επιστρέφουν στο υπόλοιπο του παραγωγού και στις ίδιες δεξαμενές. Το σημείωμα τυπώνεται με την ένδειξη ΑΚΥΡΩΘΗΚΕ.
• Τιμή: η διόρθωση φτιάχνει νέα τιμή. Η παλιά φαίνεται ως «Αντικαταστάθηκε».
• Απόφαση ποιότητας: νέα απόφαση. Η παλιά φαίνεται ως Αντικαταστάθηκε.
• Βάρος παρτίδας ελιάς: διόρθωση βάρους με αιτιολογία. Το παλιό βάρος μένει στο ιστορικό.
• Συμφωνίες και χρεώσεις: νέα έκδοση από μια ημερομηνία.

Παράδειγμα: η εκκαθάριση του Νίκου οριστικοποιήθηκε με λάθος παρτίδα. Ο Υπεύθυνος μονάδας ανοίγει την εκκαθάριση, πατά Αντιλογισμός και αντικατάσταση, γράφει αιτιολογία «μπήκε λάθος παρτίδα» και επιλέγει «θα αντικατασταθεί με νέα εκκαθάριση». Τα 158,667 κιλά αφαιρούνται από τον Νίκο. Μετά ανοίγει το προσχέδιο αντικατάστασης, διορθώνει τις γραμμές και το οριστικοποιεί. Στον Έλεγχο φαίνονται και οι δύο ενέργειες.

Δύο καθολικά: το λάδι του παραγωγού και το λάδι στις δεξαμενές

Το TROPEION κρατά δύο χωριστούς λογαριασμούς για το λάδι:

• Το λάδι στις δεξαμενές (φυσικό απόθεμα): πόσα κιλά υπάρχουν πραγματικά σε κάθε δεξαμενή. Το βλέπετε στις Δεξαμενές.
• Το λάδι που ανήκει στον παραγωγό (καθολικό του παραγωγού): πόσα κιλά δικαιούται κάθε παραγωγός, ανά κατηγορία ποιότητας, πιστοποίηση και σοδειά. Το βλέπετε όταν φτιάχνετε αίτημα στις Αναλήψεις λαδιού, ως Εκκαθαρισμένο λάδι του παραγωγού.

Ο παραγωγός δεν «έχει» μια συγκεκριμένη δεξαμενή. Έχει ένα ποσό λαδιού μιας κατηγορίας, και μπορεί να το πάρει από οποιαδήποτε δεξαμενή της μονάδας έχει λάδι της ίδιας κατηγορίας.

Πώς κινούνται:

• Η ολοκλήρωση παρτίδας παραγωγής βάζει λάδι στις δεξαμενές.
• Η εκκαθάριση πιστώνει το καθαρό λάδι στον παραγωγό. Δεν μετακινεί λάδι στις δεξαμενές.
• Η παράδοση λαδιού μειώνει και τα δύο μαζί, με τα ίδια κιλά.
• Η μεταφορά και η απογραφή αλλάζουν μόνο τις δεξαμενές. Δεν αλλάζουν το λάδι κανενός παραγωγού.

Παράδειγμα: η Δ-01 έχει 1.380 κιλά. Η απογραφή μετρά 1.378 κιλά. Η διαφορά των 2 κιλών καταγράφεται στη δεξαμενή. Το υπόλοιπο του Νίκου μένει 158,667 κιλά: η διαφορά δεν πέφτει στους παραγωγούς.

Κιλά με 3 δεκαδικά, χωρίς στρογγυλοποίηση

• Τα κιλά καταγράφονται με έως 3 δεκαδικά, δηλαδή μέχρι το γραμμάριο.
• Το σύστημα δεν στρογγυλοποιεί ποτέ κιλά. Όταν ένας υπολογισμός βγάζει περισσότερα δεκαδικά, τα επιπλέον κόβονται (αποκοπή).
• Τα ποσά σε € έχουν 2 δεκαδικά, επίσης με αποκοπή.
• Στην παραγωγή, τα γραμμάρια που περισσεύουν από την αποκοπή γράφονται ως Υπόλοιπο στρογγυλοποίησης (ελαιοτριβείο), ώστε το σύνολο να είναι ακριβές.
• Στην αμοιβή, η αποκοπή είναι υπέρ του παραγωγού: η αμοιβή κόβεται προς τα κάτω.

Παράδειγμα: 10% του 166,666 κιλών είναι 16,6666 κιλά. Η αμοιβή γράφεται 16,666 κιλά.

Πώς γράφετε κιλά: 1250,375, με κόμμα για δεκαδικά και χωρίς τελεία χιλιάδων. Το 1.250,375 δεν γίνεται δεκτό.

Πιστοποίηση και σοδειά: τι δεν αναμειγνύεται

Το λάδι έχει πιστοποίηση (για παράδειγμα βιολογικό ή συμβατικό) και σοδειά (από ποια περίοδο συγκομιδής). Το TROPEION προστατεύει και τα δύο:

• Μείξη πιστοποίησης στην παραγωγή. Αν μια παρτίδα παραγωγής έχει ελιές με διαφορετική πιστοποίηση, η έναρξη ανοίγει το παράθυρο Έναρξη με μείξη πιστοποίησης. Ο χειριστής γράφει υποχρεωτικό σχόλιο. Το λάδι της παρτίδας δεν μετρά ως βιολογικό: η παρτίδα γίνεται συμβατική. Η μείξη είναι γεγονός και δεν παρακάμπτεται.
• Καθαρισμός γραμμής. Για να κρατήσει μια παρτίδα τη βιολογική (ή άλλη ανώτερη) πιστοποίηση, πρέπει να υπάρχει καταγεγραμμένος καθαρισμός γραμμής που ισχύει τη στιγμή της έναρξης. Αν λείπει, η Ποιότητα δείχνει Προειδοποίηση: λείπει καθαρισμός γραμμής. Ο Υπεύθυνος ποιότητας είτε επιλέγει συμβατική, είτε κρατά την πιστοποίηση γράφοντας Αιτιολογία παράκαμψης, που μένει για πάντα στο ιστορικό.
• Διαφορετική σοδειά. Αν μια παρτίδα παραγωγής έχει ελιές από διαφορετικές σοδειές, η Ποιότητα δεν την ταξινομεί: «Οι εισροές έχουν διαφορετική σοδειά· η παρτίδα δεν ταξινομείται.». Μιλήστε με τον Υπεύθυνο μονάδας.
• Δεξαμενές. Λάδι άλλης πιστοποίησης ή άλλης σοδειάς δεν μπαίνει σε δεξαμενή που ήδη έχει λάδι. Η ολοκλήρωση παρτίδας έχει εμπόδιο και η μεταφορά απορρίπτεται. Διαλέξτε άλλη ή άδεια δεξαμενή.
• Διαφορετική ποιότητα στη δεξαμενή. Η μεταφορά επιτρέπεται, αλλά η οθόνη προειδοποιεί ότι η δεξαμενή έχει πλέον λάδι διαφορετικής κατηγορίας ποιότητας.

Παράδειγμα: η Μαρία φέρνει βιολογικές ελιές και ο Νίκος συμβατικές. Αν μπουν στην ίδια παρτίδα παραγωγής, όλο το λάδι γίνεται συμβατικό, και της Μαρίας. Για να μείνει βιολογικό το λάδι της, αλέστε τις ελιές της σε χωριστή παρτίδα, μετά από καθαρισμό γραμμής, και βάλτε το λάδι σε δεξαμενή χωρίς συμβατικό λάδι.

Νέα σύνδεση για κρίσιμες ενέργειες

Για ορισμένες κρίσιμες ενέργειες το σύστημα ζητά να συνδεθείτε ξανά, ακόμη κι αν είστε ήδη συνδεδεμένοι. Έτσι επιβεβαιώνεται ότι την ενέργεια την κάνετε πράγματι εσείς, και όχι κάποιος που βρήκε ανοιχτό τον υπολογιστή σας.

Τι γίνεται:

1. Πατάτε το κουμπί της ενέργειας κανονικά.
2. Αν η τελευταία σύνδεσή σας δεν είναι πρόσφατη, ανοίγει η σελίδα σύνδεσης. Γράφετε ξανά όνομα χρήστη και κωδικό.
3. Επιστρέφετε στην ίδια οθόνη, και η ενέργεια στέλνεται μία φορά, ακριβώς όπως την είχατε επιβεβαιώσει.

Η ενέργεια περιμένει έως 10 λεπτά και στέλνεται μόνο αν ξανασυνδεθεί ο ίδιος χρήστης, στην ίδια εταιρεία και μονάδα.

Ζητούν νέα σύνδεση, για παράδειγμα:

• η αλλαγή θέσης στην ουρά·
• η διόρθωση βάρους μιας παρτίδας ελιάς·
• ο διαχωρισμός παρτίδας και η αναίρεσή του·
• η ακύρωση παρτίδας παραγωγής και η διόρθωση βάρους εισόδου·
• οι νέοι πρότυποι όροι, η εφαρμογή τους και η ενεργοποίηση έκδοσης συμφωνίας·
• ο αντιλογισμός εκκαθάρισης·
• ο αντιλογισμός παράδοσης λαδιού·
• η αντιγραφή χρεώσεων ή όρων σε όλες τις μονάδες·
• η απενεργοποίηση χρήστη και η ανάθεση ρόλων διευθυντή, Λογιστηρίου ή Ελεγκτή.

Δεν ζητούν νέα σύνδεση οι καθημερινές ενέργειες: η ολοκλήρωση παρτίδας παραγωγής, η οριστικοποίηση εκκαθάρισης, οι τιμές, οι χρεώσεις μιας μονάδας, το αίτημα και η παράδοση λαδιού.

Η πλήρης λίστα είναι στο κεφάλαιο «Τι μπορεί να κάνει κάθε ρόλος».

Κάθε ενέργεια καταχωρίζεται μία φορά

Αν η σύνδεση είναι αργή ή κοπεί τη στιγμή που πατάτε ένα κουμπί, μπορείτε να το ξαναπατήσετε χωρίς φόβο. Το σύστημα αναγνωρίζει ότι είναι η ίδια ενέργεια και δεν τη γράφει δεύτερη φορά.

Παράδειγμα: ο ταμίας πατά Επιβεβαίωση παράδοσης για 60 κιλά, και η σύνδεση κόβεται. Η οθόνη λέει ότι η αίτηση στάλθηκε αλλά δεν επιβεβαιώθηκε και δείχνει Επαναποστολή (ίδια αίτηση). Μόλις επανέλθει η σύνδεση, ο ταμίας την πατά. Παραδίδονται 60 κιλά, όχι 120.

Αν στο μεταξύ κάποιος άλλος άλλαξε τα ίδια στοιχεία από άλλον υπολογιστή, η οθόνη το λέει, φορτώνει την τρέχουσα κατάσταση και κρατά ό,τι γράψατε, για να ελέγξετε και να ξαναπατήσετε.

Εταιρείες και μονάδες

• Η εταιρεία είναι το ελαιοτριβείο ως επιχείρηση, ο πελάτης του TROPEION. Τα στοιχεία κάθε εταιρείας είναι εντελώς χωριστά από τις άλλες.
• Η μονάδα είναι ένα φυσικό ελαιοτριβείο ή σημείο παραλαβής της εταιρείας, με τις δικές του γραμμές παραγωγής, δεξαμενές, ουρά, τιμές, πρότυπους όρους και χρεώσεις. Μια εταιρεία έχει μία ή περισσότερες μονάδες.

Στη γραμμή Πλαίσιο εργασίας, πάνω στην οθόνη, βλέπετε την Εταιρεία και τη Μονάδα όπου δουλεύετε και τους Ρόλους σας εκεί. Σχεδόν όλες οι οθόνες δείχνουν και αλλάζουν μόνο τη μονάδα που έχετε επιλέξει. Όποιος έχει πρόσβαση σε πολλές μονάδες αλλάζει μονάδα από αυτή τη γραμμή.

Εξαιρέσεις, που αφορούν όλη την εταιρεία:

• Παραγωγοί: ο παραγωγός καταχωρίζεται μία φορά για όλη την εταιρεία.
• Έλεγχος: ο Κεντρικός διευθυντής, το Λογιστήριο και ο Ελεγκτής βλέπουν όλες τις μονάδες.
• Αντιγραφή σε όλες τις μονάδες: οι χρεώσεις, οι πρότυποι όροι και οι όροι ενός παραγωγού αντιγράφονται σε κάθε άλλη μονάδα με ένα κουμπί.

Η συμφωνία, η εκκαθάριση και η ανάληψη γίνονται πάντα σε μία μονάδα. Ο παραγωγός παίρνει λάδι από τη μονάδα όπου εκκαθαρίστηκε.

Παράδειγμα: η εταιρεία «Ελαιουργική» έχει δύο μονάδες, στο χωριό Α και στο χωριό Β. Ο Νίκος καταχωρίζεται μία φορά. Αν φέρει ελιές και στις δύο, έχει συμφωνία σε κάθε μονάδα και εκκαθαρίζεται χωριστά σε καθεμία.

Δείτε τη βοήθεια Αλλαγή μονάδας.

Ρόλοι

Ο ρόλος λέει τι μπορεί να κάνει ένας χρήστης. Ορίζει ποια κουμπιά οθονών βλέπει και ποιες ενέργειες επιτρέπονται. Το σύστημα ελέγχει κάθε ενέργεια και στον διακομιστή: αν κάτι δεν επιτρέπεται, βλέπετε «Δεν έχετε δικαίωμα για αυτή την ενέργεια σε αυτή τη μονάδα. Τίποτα δεν άλλαξε.».

Οι ρόλοι μιας μονάδας:

• Υπάλληλος παραλαβής: ουρά, ραντεβού, παραλαβή, ζύγιση, διαχωρισμός παρτίδας.
• Χειριστής παραγωγής: παρτίδες παραγωγής, μετρήσεις, ολοκλήρωση, καταγραφή καθαρισμού γραμμής.
• Υπεύθυνος ποιότητας: ταξινόμηση ποιότητας και καταγραφή καθαρισμού γραμμής.
• Χειριστής αποθήκης και δεξαμενών: απογραφή, μεταφορά, παράδοση λαδιού σε ανοιχτά αιτήματα.
• Ταμίας και εκκαθαρίσεις: εκκαθαρίσεις, σημειώματα, αιτήματα και παραδόσεις λαδιού.
• Υπεύθυνος μονάδας: σχεδόν όλα στη μονάδα του, μαζί με τιμές, συμφωνίες, χρεώσεις, αντιλογισμούς και χρήστες της μονάδας. Όχι ταξινόμηση ποιότητας.
• Οθόνη αναμονής (μόνο προβολή): ειδικός λογαριασμός για την οθόνη της αίθουσας αναμονής.

Οι ρόλοι της εταιρείας, που ισχύουν σε όλες τις μονάδες:

• Κεντρικός διευθυντής: ό,τι και ο Υπεύθυνος μονάδας, σε κάθε μονάδα, και όλοι οι χρήστες και ρόλοι. Όχι ταξινόμηση ποιότητας.
• Λογιστήριο: βλέπει σχεδόν όλα μόνο για ανάγνωση και καταχωρίζει νέους παραγωγούς.
• Ελεγκτής (μόνο ανάγνωση): βλέπει, δεν αλλάζει τίποτα.

Κανείς δεν αλλάζει τους δικούς του ρόλους. Ένας ρόλος μπορεί να έχει ημερομηνία λήξης, χρήσιμο για εποχικό προσωπικό.

Παράδειγμα: ο Γιάννης δουλεύει στη ζυγαριά. Παίρνει τον ρόλο Υπάλληλος παραλαβής στη μονάδα του χωριού Α, με λήξη στο τέλος της σεζόν. Βλέπει την Ουρά αφίξεων, τις Παραλαβές και τους Παραγωγούς, αλλά όχι την Εκκαθάριση.

Ο πλήρης πίνακας είναι στο κεφάλαιο «Τι μπορεί να κάνει κάθε ρόλος».

Μικρό ελαιοτριβείο: ένας άνθρωπος, πολλοί ρόλοι

Τα περισσότερα ελαιοτριβεία έχουν λιγότερους ανθρώπους από ρόλους. Αυτό είναι φυσιολογικό. Ένας χρήστης μπορεί να έχει πολλούς ρόλους, και βλέπει όλες τις οθόνες και κάνει όλες τις ενέργειες που δίνει οποιοσδήποτε από αυτούς.

Προτάσεις:

• 1 άτομο: ο ιδιοκτήτης παίρνει Κεντρικός διευθυντής και Υπεύθυνος ποιότητας.
• 2–3 άτομα: ο ιδιοκτήτης Κεντρικός διευθυντής και Υπεύθυνος ποιότητας· στο γκισέ Υπάλληλος παραλαβής και Ταμίας και εκκαθαρίσεις· στη μηχανή Χειριστής παραγωγής και Χειριστής αποθήκης και δεξαμενών.

Παράδειγμα: η Ελένη έχει μόνη της ένα μικρό ελαιοτριβείο. Στο Excel ένταξης γράφει δύο γραμμές με το email της: μία με ρόλο Κεντρικός διευθυντής και μία με ρόλο Υπεύθυνος ποιότητας. Από την πρώτη μέρα βάζει τιμές, παραλαμβάνει, αλέθει, ταξινομεί και κάνει εκκαθαρίσεις με τον ίδιο λογαριασμό.

Λεπτομέρειες και συγκρούσεις συμφερόντων είναι στο κεφάλαιο «Τι μπορεί να κάνει κάθε ρόλος», ενότητα «Μικρό ελαιοτριβείο».

Μη φορολογικά παραστατικά

Το TROPEION τυπώνει τρία χαρτιά για τον παραγωγό. Κανένα δεν είναι φορολογικό παραστατικό, και το γράφουν πάνω τους:

• Απόδειξη παραλαβής: οι παρτίδες ελιάς και τα κιλά της παραλαβής.
• Σημείωμα εκκαθάρισης: μικτό, αμοιβή, χρεώσεις, καθαρό, σε κιλά και σε €.
• Σημείωμα ανάληψης ελαιολάδου: τα κιλά που παραδόθηκαν, από ποιες δεξαμενές, με υπογραφές.

Αν ο παραγωγός ζητά τιμολόγιο, απόδειξη ή δελτίο αποστολής, αυτά εκδίδονται εκτός TROPEION. Για φορολογικά ερωτήματα ρωτήστε τον λογιστή σας.

Τι δεν κάνει (ακόμη) το TROPEION

Είναι καλό να ξέρετε από την αρχή τι δεν καλύπτει σήμερα η εφαρμογή, για να το οργανώσετε αλλιώς.

Φορολογικά παραστατικά και myDATA

Το TROPEION δεν εκδίδει φορολογικά παραστατικά: τιμολόγια, αποδείξεις, δελτία αποστολής. Δεν στέλνει στοιχεία στο myDATA και δεν έχει ηλεκτρονική υπογραφή. Η απόδειξη παραλαβής, το σημείωμα εκκαθάρισης και το σημείωμα ανάληψης είναι μη φορολογικά. Οι χρεώσεις και τα ποσά σε € δεν περιέχουν ΦΠΑ ή άλλους φόρους.

Η φορολογική πλευρά είναι σε εκκρεμότητα και θα έρθει μόνο αφού ελεγχθεί με λογιστή. Ως τότε, τα φορολογικά παραστατικά εκδίδονται με το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε ήδη.

Ζυγαριές, εκτυπωτές ετικετών και αισθητήρες

Το TROPEION δεν συνδέεται ακόμη με συσκευές:

• Ζυγαριά: τα κιλά τα γράφει ο υπάλληλος με το χέρι, όπως τα δείχνει η ζυγαριά.
• Εκτυπωτής ετικετών: δεν έχει συνδεθεί. Ο κωδικός και ο γραμμωτός κώδικας κάθε παρτίδας φαίνονται στην οθόνη, και το μήνυμα λέει ότι η ετικέτα δεν τυπώθηκε. Γράψτε τον κωδικό με το χέρι στο τελάρο. Η παραλαβή ολοκληρώνεται κανονικά.
• Αισθητήρες της γραμμής: οι μετρήσεις παραγωγής (θερμοκρασία κ.λπ.) γράφονται με το χέρι.
• Δεξαμενές: η απογραφή γράφεται σε κιλά, με το χέρι.

Η απόδειξη και τα σημειώματα τυπώνονται κανονικά από τον φυλλομετρητή, σε οποιονδήποτε εκτυπωτή του υπολογιστή ή ως PDF.

Άλλα που δεν υπάρχουν ακόμη

• Μηνύματα στους παραγωγούς (SMS, email, Viber): το TROPEION δεν στέλνει μηνύματα σε παραγωγούς. Το ραντεβού και η επιβεβαίωσή του καταγράφονται από το προσωπικό.
• Πύλη παραγωγού: ο παραγωγός δεν έχει δικό του λογαριασμό. Παίρνει τα τυπωμένα χαρτιά.
• Αγορά λαδιού από παραγωγό και πωλήσεις λαδιού: δεν καταγράφονται.
• Ανακατάταξη ποιότητας μετά την εκκαθάριση: μόλις μια εκκαθάριση οριστικοποιηθεί, η απόφαση ποιότητας κλειδώνει και δεν διορθώνεται από την οθόνη Ποιότητα.
• Επιστροφή παραγωγού στους πρότυπους όρους από την οθόνη: δεν υπάρχει ακόμη κουμπί. Μπορείτε να δώσετε νέα έκδοση με τους ίδιους όρους, που όμως φαίνεται ως «Δικοί του όροι».
• Λειτουργία χωρίς σύνδεση: το TROPEION χρειάζεται σύνδεση για να αποθηκεύσει οτιδήποτε. Χωρίς σύνδεση, οι οθόνες κρατούν όσα γράψατε, αλλά δεν αποθηκεύουν μέχρι να επανέλθει η σύνδεση.

Γλωσσάριο

• Αγροτεμάχιο / προέλευση: το χωράφι από όπου ήρθαν οι ελιές μιας παρτίδας ελιάς. Ελεύθερο κείμενο στην παραλαβή.
• Ανάληψη λαδιού (withdrawal): ο παραγωγός παίρνει εκκαθαρισμένο λάδι. Αποτελείται από ένα αίτημα και μία ή περισσότερες παραδόσεις.
• Αντιλογισμός (reversal): νέα εγγραφή που ακυρώνει μια οριστική εγγραφή, χωρίς να τη σβήσει. Χρειάζεται αιτιολογία.
• Αντικατάσταση (replacement): η νέα σωστή εκκαθάριση μετά από αντιλογισμό.
• Απογραφή (count): τα κιλά που μετρήθηκαν σε μια δεξαμενή. Η διαφορά από το λογιστικό απόθεμα καταγράφεται στη δεξαμενή.
• Απόδειξη παραλαβής (intake receipt): το μη φορολογικό χαρτί που παίρνει ο παραγωγός στο τέλος της παραλαβής.
• Αποκοπή (truncation): τα δεκαδικά πέρα από το τρίτο (στα κιλά) ή το δεύτερο (στα €) κόβονται, δεν στρογγυλοποιούνται.
• Άφιξη (arrival): η καταγραφή ότι ένας παραγωγός ήρθε στη μονάδα, με ραντεβού ή χωρίς. Μπαίνει στην ουρά.
• Γραμμή παραγωγής (production line): μια γραμμή άλεσης της μονάδας. Έχει μία παρτίδα σε εξέλιξη κάθε φορά.
• Δεξαμενή (tank): αποθήκευση λαδιού, με κωδικό (π.χ. Δ-01) και χωρητικότητα σε κιλά.
• Διαχωρισμός (split): η διαίρεση μιας παρτίδας ελιάς σε νέες, μικρότερες παρτίδες ελιάς.
• Δικοί του όροι (own terms): συμφωνία ενός παραγωγού που διαφέρει από τους πρότυπους όρους.
• Εκκαθάριση (settlement): ο υπολογισμός μικτού, αμοιβής, χρεώσεων και καθαρού για έναν παραγωγό. Ξεκινά ως προσχέδιο και οριστικοποιείται.
• Εκκαθαρισμένο λάδι: το καθαρό λάδι που πιστώθηκε στον παραγωγό με οριστική εκκαθάριση. Μόνο αυτό αναλαμβάνεται.
• Έκδοση (version): κάθε αλλαγή σε συμφωνία, πρότυπους όρους ή χρέωση. Ισχύει από μια ημερομηνία. Οι παλιές μένουν στο ιστορικό.
• Έλεγχος (audit): η οθόνη με όλες τις ενέργειες, ποιος τις έκανε και πότε.
• Εμπόδιο (blocker): κάτι που πρέπει να λυθεί πριν από μια οριστικοποίηση, π.χ. τιμή που λείπει.
• Εταιρεία (company): το ελαιοτριβείο ως επιχείρηση. Έχει μία ή περισσότερες μονάδες.
• Ημερήσια τιμή (daily price): η τιμή του λαδιού σε €/kg για μονάδα, ποιότητα και πιστοποίηση, από μια ημερομηνία.
• Καθαρισμός γραμμής (line cleaning): καταγραφή ότι η γραμμή καθαρίστηκε. Χρειάζεται για να κρατήσει μια παρτίδα τη βιολογική πιστοποίηση.
• Καθαρό στον παραγωγό (net): μικτό μείον αμοιβή μείον χρεώσεις. Πιστώνεται στον παραγωγό.
• Καθολικό του παραγωγού (producer ledger): πόσο λάδι ανήκει σε κάθε παραγωγό, ανά κατηγορία. Χωριστό από το απόθεμα των δεξαμενών.
• Κατανομή (allocation): η μοιρασιά του λαδιού μιας παρτίδας παραγωγής στους παραγωγούς, ανάλογα με τα κιλά ελιάς τους.
• Κατηγορία ποιότητας (quality class): η ποιότητα του λαδιού που επιλέγει ο Υπεύθυνος ποιότητας.
• Μικτό (gross): το λάδι που αναλογεί σε έναν παραγωγό από μια παρτίδα παραγωγής, πριν από αμοιβή και χρεώσεις.
• Μονάδα (site): ένα φυσικό ελαιοτριβείο ή σημείο παραλαβής της εταιρείας.
• Νέα σύνδεση (step-up): νέα εισαγωγή κωδικού για κρίσιμες ενέργειες.
• Οριστικοποίηση (finalize): το σημείο μετά το οποίο μια εγγραφή δεν αλλάζει πια.
• Παραλαβή (intake): η καταγραφή των ελιών ενός παραγωγού σε μία άφιξη, σε μία ή περισσότερες παρτίδες ελιάς.
• Παράδοση (delivery): η φυσική έξοδος λαδιού από δεξαμενές προς τον παραγωγό, μέσα σε ένα αίτημα ανάληψης.
• Παρτίδα ελιάς (lot): ελιές ενός παραγωγού με ίδια χαρακτηριστικά, ζυγισμένες μαζί.
• Παρτίδα παραγωγής (batch): ένα άλεσμα σε μια γραμμή, με μία ή περισσότερες παρτίδες ελιάς.
• Πιστοποίηση (certification): π.χ. βιολογικό ή συμβατικό.
• Πρόσθετη χρέωση (charge): χρέωση πέρα από την αμοιβή, π.χ. «Μεταφορά». Αφαιρείται σε λάδι.
• Πρότυποι όροι (default terms): οι όροι αμοιβής της μονάδας για όλους τους παραγωγούς χωρίς δικούς τους όρους.
• Προσχέδιο (draft): εκκαθάριση που δεν έχει οριστικοποιηθεί. Αλλάζει ή απορρίπτεται.
• Πυρήνας (pomace): υποπροϊόν της άλεσης. Γίνεται ιδιοκτησία του ελαιοτριβείου.
• Ρόλος (role): τι μπορεί να κάνει ένας χρήστης. Ένας χρήστης έχει έναν ή περισσότερους ρόλους.
• Σημείωμα ανάληψης ελαιολάδου: το μη φορολογικό χαρτί κάθε παράδοσης, για υπογραφή.
• Σημείωμα εκκαθάρισης: το μη φορολογικό χαρτί μιας οριστικής εκκαθάρισης, για τον παραγωγό.
• Σοδειά (harvest): η περίοδος συγκομιδής των ελιών. Ορίζεται αυτόματα στην παραλαβή.
• Συμφωνία (agreement): οι όροι αμοιβής για έναν παραγωγό σε μια μονάδα.
• Τύπος αμοιβής (fee type): «Ποσοστό σε λάδι» ή «Χρηματική αμοιβή σε λάδι».
• Υπόλοιπο στρογγυλοποίησης (rounding residual): τα γραμμάρια που μένουν στο ελαιοτριβείο από την αποκοπή στην κατανομή.
• Υποπροϊόν (byproduct): ό,τι βγαίνει από την άλεση εκτός από λάδι, π.χ. πυρήνας.
• Φυσικό απόθεμα (physical stock): το λάδι που υπάρχει πραγματικά στις δεξαμενές.