Ένταξη νέου πελάτη

Σε τι χρησιμεύει

Με αυτή την οθόνη ο διαχειριστής πλατφόρμας δημιουργεί ένα νέο ελαιοτριβείο-πελάτη από ένα αρχείο Excel. Το αρχείο είναι το πρότυπο ένταξης: το κατεβάζετε από την οθόνη, το συμπληρώνετε και το ανεβάζετε. Ο διακομιστής ελέγχει το αρχείο και σας δείχνει προεπισκόπηση με ό,τι θα δημιουργηθεί, μαζί με όλα τα σφάλματα και τις προειδοποιήσεις. Τίποτα δεν δημιουργείται πριν επιβεβαιώσετε την προεπισκόπηση.

Με την επιβεβαίωση δημιουργούνται μαζί: η εταιρεία, οι εγκαταστάσεις, οι γραμμές παραγωγής, οι δεξαμενές, οι κατηγορίες ποιότητας και πιστοποίησης, τα είδη μετρήσεων και υποπροϊόντων, οι ποικιλίες, οι τιμές, οι παραγωγοί με τις συμφωνίες τους, και οι χρήστες. Κάθε χρήστης παίρνει email πρόσκλησης για την πρώτη του σύνδεση. Κανείς δεν ορίζει κωδικό για λογαριασμό άλλου.

Ποιος τη βλέπει

Μόνο ο ρόλος Διαχειριστής πλατφόρμας (ένταξη πελατών). Αυτή είναι η μόνη οθόνη που βλέπει· δεν βλέπει δεδομένα κανενός ελαιοτριβείου. Αν δεν έχει δικαίωμα, βλέπει «Δεν έχετε δικαίωμα δημιουργίας πελατών… Δεν έγινε τίποτα.»

Περιήγηση

Ο τίτλος είναι Ένταξη νέου πελάτη (μισθωτή). Η οθόνη έχει τέσσερα αριθμημένα βήματα.

1. Πρότυπο

Το κουμπί Λήψη του τρέχοντος προτύπου (.xlsx) κατεβάζει το αρχείο tropeion-onboarding-template.xlsx. Συμπληρώνετε μόνο το τρέχον πρότυπο. Αρχείο από παλαιότερο πρότυπο απορρίπτεται ολόκληρο.

Το πρότυπο έχει ένα φύλλο για κάθε ενότητα. Η πρώτη γραμμή κάθε φύλλου είναι κρυφή· η δεύτερη έχει τους ελληνικούς τίτλους των στηλών· τα δεδομένα ξεκινούν από την τρίτη γραμμή. Τα φύλλα είναι:

• Company: η εταιρεία, ακριβώς μία γραμμή: Κωδικός, Όνομα, Ζώνη ώρας (προεπιλογή), Τρέχουσα περίοδος.
• Sites: οι εγκαταστάσεις (ελαιοτριβεία): Κωδικός, Όνομα, Ζώνη ώρας.
• Users: οι χρήστες: Email, Ονοματεπώνυμο, Ρόλος, Εύρος (site/tenant), Κωδικός ελαιοτριβείου.
• Lines: οι γραμμές παραγωγής ανά εγκατάσταση.
• Tanks: οι δεξαμενές ανά εγκατάσταση, με Χωρητικότητα (kg).
• QualityClasses: οι κατηγορίες ποιότητας, με Σειρά ποιότητας.
• CertificationClasses: οι κατηγορίες πιστοποίησης, με Σειρά πιστοποίησης και Ομάδα συμβατότητας.
• Varieties: οι ποικιλίες ελιάς.
• LabTypes: τα είδη εργαστηριακών μετρήσεων, με Μονάδα και Υποχρεωτικό.
• MeasurementTypes: τα είδη μετρήσεων παραγωγής ανά εγκατάσταση, με Προειδοποίηση κάτω από και Προειδοποίηση πάνω από.
• ByproductTypes: τα είδη υποπροϊόντων ανά εγκατάσταση.
• Prices: οι τιμές λαδιού: Κωδικός ελαιοτριβείου, Κωδικός ποιότητας, Κωδικός πιστοποίησης, Ημερομηνία ισχύος, Τιμή ανά kg.
• Producers: οι παραγωγοί: ΑΦΜ, Όνομα, Κινητό, Email.
• Agreements: οι συμφωνίες: ΑΦΜ παραγωγού, Κωδικός ελαιοτριβείου, Ισχύει από, Ισχύει έως, Τύπος αμοιβής, Ποσοστό αμοιβής, Χρηματική αμοιβή, Ομαδοποίηση εκκαθάρισης.

Μην μετονομάσετε, σβήσετε ή προσθέσετε φύλλα, και μην αλλάξετε τη σειρά ή τα ονόματα των στηλών.

Τιμές που πληκτρολογείτε σε ορισμένες στήλες:

• Εύρος (site/tenant): site για χρήστη μίας εγκατάστασης (τότε συμπληρώνετε τον Κωδικό ελαιοτριβείου) ή tenant για όλη την εταιρεία (τότε ο Κωδικός ελαιοτριβείου μένει κενός).
• Ρόλος: ένας από τους κωδικούς intake_operator («Υπάλληλος παραλαβής»), production_operator («Χειριστής παραγωγής»), quality_officer («Υπεύθυνος ποιότητας»), warehouse_tank_operator («Χειριστής αποθήκης και δεξαμενών»), cashier_settlement_officer («Ταμίας και εκκαθαρίσεις»), site_manager («Υπεύθυνος μονάδας»), central_manager («Κεντρικός διευθυντής»), accountant_back_office («Λογιστήριο»), auditor_read_only («Ελεγκτής (μόνο ανάγνωση)»), queue_display («Οθόνη αναμονής (μόνο προβολή)»). Για να δώσετε σε έναν χρήστη δύο ρόλους, γράψτε δύο γραμμές με το ίδιο email.
• Υποχρεωτικό: 1 για ναι και 0 για όχι. Γίνονται δεκτά και ναι/οχι, yes/no, true/false. Γράψτε το οχι χωρίς τόνο: με τόνο το αρχείο βγάζει σφάλμα «Συμπληρώστε ναι ή όχι.»
• Τύπος αμοιβής: percentage (ποσοστό του λαδιού) ή monetary_converted_to_oil (χρηματική αμοιβή που μετατρέπεται σε λάδι).
• Ομαδοποίηση εκκαθάρισης: per_batch (μία εκκαθάριση ανά παρτίδα) ή consolidated (πολλές παρτίδες μαζί).

Κάθε γραμμή χρήστη χρειάζεται email, γιατί η πρόσκληση στέλνεται εκεί. Οι παραγωγοί και οι συμφωνίες ακολουθούν τους ίδιους κανόνες με την καταχώριση με το χέρι.

2. Μεταφόρτωση και έλεγχος

• Συμπληρωμένο πρότυπο (.xlsx): επιλέξτε το αρχείο. Μόνο Excel .xlsx, έως 10 MB. Μακροεντολές και τύποι απορρίπτονται.
• Μεταφόρτωση και έλεγχος του αρχείου: ανεβάζει το αρχείο. Βλέπετε «Μεταφόρτωση: Χ%» και μετά «Έλεγχος του αρχείου στον διακομιστή…».

Σφάλματα και προειδοποιήσεις στο αρχείο

Αν το αρχείο έχει προβλήματα, εμφανίζεται η λίστα Σφάλματα και προειδοποιήσεις στο αρχείο, με τη σύνοψη «Χ σφάλματα (εμποδίζουν την επιβεβαίωση), Υ προειδοποιήσεις (δεν εμποδίζουν).» Μπορείτε να φιλτράρετε με το Εμφάνιση (Σφάλματα και προειδοποιήσεις, Μόνο σφάλματα, Μόνο προειδοποιήσεις) και με το Φύλλο. Κάθε γραμμή δείχνει Τύπος, Φύλλο, Γραμμή, Στήλη και Μήνυμα, με έναν σύντομο κωδικό δίπλα στο μήνυμα. Η γραμμή είναι ο αριθμός γραμμής του Excel, ώστε να βρείτε το κελί αμέσως.

• Σφάλμα: πρέπει να διορθωθεί στο αρχείο. Όσο υπάρχει έστω ένα σφάλμα, το αρχείο δεν αποθηκεύεται και δεν επιβεβαιώνεται.
• Προειδοποίηση: δεν εμποδίζει. Ελέγξτε την πριν επιβεβαιώσετε. Προειδοποιήσεις δίνουν π.χ. ένα ΑΦΜ με λάθος ψηφίο ελέγχου («Είναι μόνο προειδοποίηση· επιβεβαιώστε το ΑΦΜ με τον παραγωγό.») ή δύο παραγωγοί με το ίδιο όνομα.

3. Προεπισκόπηση

Εμφανίζεται όταν το αρχείο δεν έχει σφάλματα. Ο πίνακας Γραμμές ανά ενότητα δείχνει πόσες γραμμές θα δημιουργηθούν σε κάθε ενότητα (Εταιρεία, Εγκαταστάσεις, Χρήστες, Γραμμές παραγωγής, Δεξαμενές, Παραγωγοί, Συμφωνίες κ.λπ.). Από κάτω:

• «Το αρχείο είναι έγκυρο χωρίς σφάλματα ή προειδοποιήσεις.» ή «Το αρχείο είναι έγκυρο με Χ προειδοποιήσεις…»
• Το κουμπί Δημιουργία πελάτη …: Χ εγκαταστάσεις, Υ χρήστες, Ζ παραγωγοί…
• Το κουμπί Απόρριψη της παρτίδας (δεν δημιουργείται τίποτα).

Και τα δύο κουμπιά λειτουργούν μόνο για τον χειριστή που ανέβασε το αρχείο. Μια ελεγμένη παρτίδα που δεν επιβεβαιώνεται απορρίπτεται αυτόματα μετά από 72 ώρες.

4. Αποτέλεσμα

Μετά την επιβεβαίωση: «Ο πελάτης δημιουργήθηκε.», το Αναγνωριστικό πελάτη, η Κατάσταση παρτίδας και ο πίνακας Προσκλήσεις χρηστών με Χρήστης, Κατάσταση (Σε αναμονή, Στάλθηκε, ή «Απέτυχε: … (Ν προσπάθειες)») και Τελευταία μεταβολή.

Οι καταστάσεις της παρτίδας είναι:

• «ελεγμένη, αναμένει επιβεβαίωση»·
• «ο πελάτης δημιουργήθηκε, αποστολή προσκλήσεων σε εξέλιξη»·
• «ο πελάτης δημιουργήθηκε, ορισμένες προσκλήσεις απέτυχαν»·
• «ολοκληρώθηκε»·
• «απορρίφθηκε».

Κουμπιά:

• Ανανέωση παρτίδας και καταστάσεων προσκλήσεων: ξαναδιαβάζει τις καταστάσεις. Η αποστολή γίνεται στο παρασκήνιο, οπότε πατήστε το μετά από λίγο.
• Κλείσιμο παρτίδας: διακοπή των Ν εκκρεμών προσκλήσεων: εμφανίζεται μόνο όταν ορισμένες προσκλήσεις απέτυχαν. Σταματά τις προσκλήσεις που περιμένουν ακόμη.
• Ένταξη άλλου πελάτη: καθαρίζει την οθόνη για νέο αρχείο.

Κουμπιά και ενέργειες, βήμα βήμα

Δημιουργία πελάτη

1. Στην προεπισκόπηση, ελέγξτε τον πίνακα Γραμμές ανά ενότητα και κάθε προειδοποίηση.
2. Πατήστε Δημιουργία πελάτη ….
3. Ανοίγει το παράθυρο Δημιουργία αυτού του πελάτη;. Διαβάστε ποιος πελάτης δημιουργείται, με πόσες εγκαταστάσεις, χρήστες και παραγωγούς, και ότι δεν αναιρείται από αυτή την οθόνη.
4. Πατήστε Δημιουργία πελάτη και αποστολή Ν προσκλήσεων. Για να γυρίσετε πίσω χωρίς να δημιουργηθεί τίποτα, πατήστε Επιστροφή στην προεπισκόπηση (δεν δημιουργείται τίποτα).
5. Θα σας ζητηθεί να συνδεθείτε ξανά. Μετά τη σύνδεση επιστρέφετε στην ίδια παρτίδα και το αίτημα στέλνεται μία φορά.
6. Εμφανίζεται το βήμα 4. Αποτέλεσμα.

Απόρριψη παρτίδας

1. Στην προεπισκόπηση, πατήστε Απόρριψη της παρτίδας (δεν δημιουργείται τίποτα).
2. Η οθόνη γράφει ότι η παρτίδα απορρίφθηκε και ότι δεν δημιουργήθηκε τίποτα. Μπορείτε να ανεβάσετε ξανά το ίδιο ή διορθωμένο αρχείο.

Μηνύματα και τι κάνετε

• «Το αρχείο έχει Χ σφάλματα και Υ προειδοποιήσεις. Δεν αποθηκεύτηκε τίποτα…»: Διορθώστε τα σφάλματα στο Excel, με βάση τη λίστα, και ανεβάστε το ξανά.
• «Το αρχείο φτιάχτηκε από παλαιότερο πρότυπο…»: Πατήστε Λήψη του τρέχοντος προτύπου (.xlsx), μεταφέρετε τα δεδομένα στο νέο αρχείο και ανεβάστε το.
• «Αυτό το αρχείο έχει ήδη μεταφορτωθεί…»: Το ίδιο ακριβώς αρχείο έχει ήδη ελεγμένη παρτίδα ή έχει ήδη δημιουργήσει πελάτη. Δεν δημιουργείται δεύτερος πελάτης από το ίδιο αρχείο.
• «Το αρχείο ξεπερνά τα 10 MB…»: Αφαιρέστε αχρησιμοποίητα φύλλα ή γραμμές και ανεβάστε το ξανά.
• «Ο κωδικός εταιρείας του αρχείου χρησιμοποιείται ήδη… Δεν δημιουργήθηκε τίποτα.»: Αλλάξτε τον Κωδικό στο φύλλο Company και ανεβάστε το αρχείο ξανά.
• «Η παρτίδα δεν δέχεται πια αυτή την ενέργεια: έληξε (72 ώρες), απορρίφθηκε ή έχει ήδη διεκπεραιωθεί…»: Η οθόνη δείχνει την τρέχουσα κατάσταση. Αν έληξε, ανεβάστε ξανά το αρχείο.
• «Χωρίς σύνδεση. Δεν χάθηκε τίποτα…» ή «Η υπηρεσία δεν είναι διαθέσιμη. Το αποτέλεσμα είναι άγνωστο· η επανάληψη είναι ασφαλής.»: Πατήστε το κουμπί επανάληψης, π.χ. Επανάληψη: δημιουργία πελάτη (ίδιο αίτημα) ή Επανάληψη μεταφόρτωσης (ίδιο αίτημα). Η επανάληψη δεν δημιουργεί ποτέ δεύτερο πελάτη.
• «Η επιβεβαίωση χρειάζεται νέα σύνδεση…»: Συνδεθείτε ξανά. Αν δεν ανοίξει η σελίδα σύνδεσης, συνδεθείτε και επαναλάβετε.
• «Η παρτίδα δεν βρέθηκε…»: Μπορεί να ανήκει σε άλλον χειριστή ή να μην υπάρχει πια.
• Πρόσκληση «Απέτυχε»: Πατήστε Ανανέωση παρτίδας και καταστάσεων προσκλήσεων μετά από λίγο. Αν δεν θέλετε άλλες προσπάθειες, πατήστε Κλείσιμο παρτίδας: ….

Συνηθισμένα λάθη

• Παλιό πρότυπο. Κατεβάζετε πάντα νέο πρότυπο πριν από κάθε ένταξη.
• Τύποι στο Excel. Ένα κελί με τύπο χωρίς αποθηκευμένη τιμή είναι σφάλμα. Αποθηκεύστε το αρχείο στο Excel ή γράψτε την τιμή.
• Χρήστης χωρίς email. Κάθε χρήστης χρειάζεται email, αλλιώς δεν μπορεί να προσκληθεί.
• Εύρος και κωδικός ελαιοτριβείου. Με tenant ο Κωδικός ελαιοτριβείου μένει κενός· με site είναι υποχρεωτικός.
• Επικαλυπτόμενες συμφωνίες. Δύο συμφωνίες του ίδιου παραγωγού στην ίδια εγκατάσταση δεν μπορούν να ισχύουν την ίδια περίοδο.

Σχετικοί οδηγοί

• Πώς εντάσσω νέο πελάτη
• Πώς παρακολουθώ τις προσκλήσεις χρηστών

Οδηγοί How-To για αυτή την οθόνη

• Πώς εντάσσω νέο πελάτη
• Πώς παρακολουθώ τις προσκλήσεις χρηστών

Σχετικά θέματα

• Πώς εντάσσω νέο πελάτη
• Πώς παρακολουθώ τις προσκλήσεις χρηστών